Digitalização Acervo Acadêmico

Em Dezembro de 2017, foi divulgado pelo MEC as portarias que instruem as Faculdades e universidades de ensino superior á realizar a Digitalização Acervo Acadêmico, mas as dúvidas que rondam o assunto, ainda são muitas.

Esse processo de digitalização vai facilitar imensamente muitos dos processos dessas instituições, e também facilitar o acesso aos alunos e gestores dessas universidades, sejam elas privadas ou públicas.

Nesse artigo, vamos te explicar como funciona a digitalização de acervos acadêmicos e, porque ela é benéfica para as instituições.

5 dúvidas sobre a Digitalização acervo acadêmico

Como vimos anteriormente, a partir de 2018 todas as universidades devem se adequar a essa nova forma de armazenar os acervos acadêmicos de forma digital e essa nova modalidade de armazenamento trazem vários benefícios. Por isso, vamos tirar dúvidas sobre esse assunto abaixo

• O que é a digitalização do acervo acadêmico? A digitalização do acervo acadêmico é a nova maneira com que as instituições de ensino superior deverão se adequar. Isso quer dizer que todo o acervo acadêmico físico, será digitalizado e armazenado em um software específico, onde itens serão armazenadas em pastas e as mesmas podem ter acesso restrito ou aberto aos alunos, dependendo do conteúdo
• Como fazer a digitalização do acervo acadêmico? Essa digitalização deve ser feita por uma empresa responsável por gerenciamento de documentos digitalizados. É muito importante escolher uma empresa confiável e eficaz, já que estamos lidando com dados sigilosos não apenas da instituição, mas de todos os seus membros e alunos.
• Quanto tempo demora?
  Isso vai depender muito de cada instituição, já que quanto maior seu tempo de atuação e maior número de alunos, maior a documentação a ser digitalizada. Isso também vai depender da eficiência da empresa contratada para o serviço.
• As instituições são obrigadas a fazer essa digitalização?Sim, segundo as portarias do MEC, divulgadas em 2017, todas as instituições de ensino superior deverão se adequar à essa nova modalidade, e cumprir as normas impostas pelo MEC, sob penalidade ao descumprimento das mesmas.

O que acontece com o acervo físico?

Após a digitalização do acervo acadêmico, o acervo físico se torna supérfluo e dispensável, sendo devidamente descartado com segurança, já que contém dados sigilosos que devem ser preservados.

Por que o MEC instituiu essas portarias?

Como todos os outros aspectos da nossa vida, a tecnologia também revolucionou os sistemas de gerenciamento de documentos, que quando digitalizados, facilitam a organização e eficiência dos sistemas acadêmicos.

O acervo físico dificulta a organização em geral e também ocupa espaço e gera uma grande quantidade de lixo, também dificultando o acesso do governo federal há informações sobre a instituição, o que acaba gerando uma grande burocracia.

Por isso, em 2017 o MEC decretou às duas portarias que tem como finalidade propor a mudança a essas instituições.

Como fazer a digitalização do acervo acadêmico?

Como vimos anteriormente, a digitalização do acervo acadêmico deve ser feito por todas as instituições de ensino superior do país, e no caso do descumprimento dessa norma, a instituição pode receber uma punição.

Mas no momento de escolher a empresa responsável por esse serviço, muitos pontos devem ser levados em consideração, principalmente no que envolve o software utilizado e a eficácia da empresa no mercado.

Agora que você já sabe tudo sobre a digitalização do acervo acadêmico e a importância de seguir as orientações do MEC, solicite seu orçamento e se surpreenda com os resultados.