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O que é a tabela temporalidade de documentos?

O que é a tabela temporalidade de documentos?
16 abr 2020
Arquivo Digital, Organização
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Muita gente nunca ouviu falar na tabela temporalidade de documentos, e não sabem quão importante é isso para sua empresa e negócio. Dessa forma, preparamos um artigo para que você possa entender tudo sobre isso, e tirar todas as suas dúvidas.

A tabela de temporalidade é essencial para o seu negócio, pois os documentos precisam estar sempre em dia, organizados e quando procurados que sejam encontrados facilmente. É aí que entra a tabela, veja agora o que ela representa!

Tabela temporalidade de documentos, o que significa?

Sendo considerada muito importante para a empresa, ela faz com que seus processos de gestões estejam livres de riscos, e seguindo a legalidade exigida, te privando de inúmeros contratempos por falta de responsabilidade.

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É isso não vale somente para empresas grandes, pois ter organização em todo empreendimento e negócio, é extremamente fundamental, afinal, como diz o ditado popular: A primeira impressão de uma empresa é aquela que fica não é mesmo? Mas o que será que a tabela faz? Veja agora.

Como funciona a tabela de temporalidade

Seu principal objetivo é controlar os arquivos e os documentos do seu negócio, mas não é só isso, ela também pode auxiliar na programação das finanças, para que não haja gastos que não foram esperados, por falta de cumprir com as obrigações fiscais e legais que toda empresa deve.

Para que você entenda melhor, essa tabela visa à organização dos documentos da empresa, por exemplo: Quanto tempo um determinado documento precisa ficar arquivado, e se acabar esse período, o deve ser feito com este documento?!

Agora que você já viu um pouco como funciona essa tabela, para que você não tenha dúvidas sobre o processo feito, veja agora os passos de como ela é feita!

1 – É preciso fazer a classificação dos documentos, para essa classificação, você precisa colocar em ordem de importância de cada um, os tipos de cada documento, e por aí vai.

Existem três formas de classificar os documentos:

  • Arquivo setorial = Que são os aqueles documentos que precisam ficar arquivados na empresa.
  • Arquivo central = São aqueles arquivos que a empresa guarda sabendo que podem precisar a qualquer hora, então precisam ter fácil acesso.
  • Arquivo intermediário = Esse tipo de arquivo deve ficar na responsabilidade de uma instituição pública, ou seja, muito importante que seja guardado corretamente.

2 – Nesse momento é preciso ser determinado o tempo que será guardado cada documento, deve conter também o período que as contas serão aprovadas, até o momento da quitação.

3 – Agora você precisa saber para onde vai cada documento, e se ele precisa ser jogado fora, quando isso será feito. No momento de jogar fora, é preciso tomar muito cuidado para que não se jogue nada que precise futuramente comprovar por exemplo.

4 – Aqueles arquivos que forem guardados permanentemente é preciso que sejam arquivados em uma instituição pública, mas também existem algumas instituições que são particulares e também são especializadas nesse arquivamento.

5 – Procure fazer algumas anotações, para que futuramente se vier ter dúvidas, você possa se orientar melhor ao ler as anotações.

A tabela é muito importante para uma empresa, no entanto muita gente não sabe como fazer esse processo, por isso, existem empresas que são capazes de realizar esse serviço e com muita habilidade.

Não se esqueça de que isso é obrigação de toda empresa ter, e se você tem dúvidas de como fazer uma, existe uma empresa especializada em tabela temporalidade de documentos, o Grupo Gerenciar, conheça agora e não perca mais tempo.

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