Como Se Livrar Da Papelada De Maneira Rápida E Fácil?

Se a sua empresa precisa se livrar da papelada, então talvez seja hora de apostar em um software para gestão de documentos. Essas plataformas são voltadas especificamente para um arquivamento mais seguro e eficiente.

Fato é que ao adotar um GED – Gestão Eletrônica de Documentos – a sua empresa pode ter uma mudança radical na rotina, oferecendo maior eficiência e segurança no atendimento a clientes e fornecedores.

Além disso, esse é um caminho altamente sustentável. Ao se livrar da papelada você não apenas diminui os gastos e a bagunça, mas também torna a sua empresa muito mais consciente com relação as demandas ambientais.

E tudo isso pode ser feito ao adotar um software de gestão eletrônica de documentos. Muitas empresas de diferentes portes já escolheram esse meio para tronar o arquivamento mais organizado e seguro.

Descubra Como Se Livrar Da Papelada Com Um GED

São inúmeras as vantagens de se livrar da papelada. Além das questões referentes a segurança e organização de documentos existe ainda o claro benefício para o espaço físico de sua empresa.

• O que é GED?

GED é a gestão eletrônica de documentos que permite que você transforme os seus documentos físicos em arquivos para usar no computador. Eles podem ser compartilhados entre os funcionários de sua empresa de forma segura e rápida!

• Digitalização dos documentos: a digitalização permite que você organize os documentos de maneira adequada. Também facilita muito o acesso e a classificação de acordo com parâmetros que façam sentido para a sua empresa.
• Mantenha apenas documentos válidos: também é a oportunidade para se livrar de documentos que não têm mais validade, ou que precisam ser renovados.

Os benefícios são diversos. Por isso mesmo muitas empresas estão apostando na gestão eletrônica de seus documentos. É também um fator que acaba tornando a empresa mais competitiva em seu nicho de atuação. Veja a seguir.

Por Que A O GED Torna A Sua Empresa Mais Competitiva?

Quanto tempo você leva para localizar um documento quando depende dele para tomar uma decisão importante? Quantas pessoas de sua equipe precisam parar tudo o que estão fazendo para procurarem pelos documentos?

Essas situações acabam atrasando a tomada de decisão e podem comprometer o desenrolar da rotina.

No fim das contas, a sua equipe fica ocupada procurando por dados perdidos ao invés de trabalharem nas melhorias para o resultado e entrega ao cliente final. Isso compromete muito a qualidade do seu trabalho.

Ao se livrara da papelada e concentrar a organização de seus arquivos no computador isso muda completamente. Os documentos serão mantidos em segurança e fáceis de serem acessados.

Os profissionais poderão se dedicar as suas tarefas e não precisarão ser deslocados para procurar por papeis perdidos, ou se debruçarem em arquivos empoeirados.

Qual É A Melhor Hora Para Começar A Usar Um Software De Gestão De Documentos?

Caso você ainda não tenha aberto as portas de sua empresa, o ideal é fazer isso já utilizando um software de gestão. Mas, caso o seu negócio já esteja em funcionamento então nossa dica é que faça isso o mais rápido possível.

Quanto mais tempo você passa sem se livrar da papelada e sem instalar um software de gestão, mais documentos se acumulam e mais difícil será a adaptação.

• Adaptação:

É importante considerar que nesse segundo caso existe um período de adaptação para implementação do sistema e treinamento da equipe.

É de suma importância que todos os funcionários se sintam familiarizados e confortáveis com o sistema para que o GED cumpra o seu papel. Afinal, a ideia é se livrar da papelada e tornar a rotina mais ágil e eficiente, e não mais trabalhosa.