O Que Significa Consultoria Documental? 

A consultoria documental tem se tornando um ramo cada vez mais explorado, visto que os benefícios de se optar pela organização arquivísticas são surpreendentes.

Empresas que não possuem uma boa sistemática de organização estão à mercê da desordem documental (que pode estar se arrastando há anos) e isso traz consequências extremamente negativas.

Um empreendimento ou instituição, por exemplo, pode vir a perder algum documento importante que comprometa todo o futuro. Algo que seria facilmente resolvido se houvesse uma metodologia eficiente de armazenamento de informações e dados.

Entretanto, não é somente começar a arrumar a papelada do zero (até porque isso pode ser inviável para muitas empresas). Hoje, há muitas ferramentas tecnológicas que promovem a organização detalhada de tudo.

O que é a consultoria documental?

A consultoria documental é uma prestação de serviços no ramo da gestão documental. Muito se fala sobre gestão financeira, contábil ou empresarial, mas o que muitos ainda não sabem é que a gestão documental é tão primordial quanto as outras.

Como dito anteriormente, organizar de forma manual todos os documentos da empresa é praticamente inviável (ainda mais quando todo esse procedimento é feito por quem não tem experiência no assunto) e é um momento de solicitar ajuda.

Os consultores de gestão documental têm por objetivo organizar todos os documentos – de forma personalizada, avaliando a melhor estrutura para cada tipo de empreendimento ou instituição – e armazená-los.

Há ferramentas que possibilitam digitalizar todos os documentos, sendo essa uma estratégia básica para quem deseja manter a organização de todos os seus arquivos. Esse, portanto, é o primeiro passo.

• Digitalização

A digitalização deve ser feita com as melhores ferramentas disponíveis no mercado. Todos os dados e informações são digitalizados na íntegra e determinados documentos passam a ter validade legal (essa, inclusive, é a tendência).

• Armazenamento

Após digitalizá-los é necessários armazená-los em algum servidor para que o acesso seja facilitado. Uma boa empresa de consultoria documental consegue alocar os arquivos de tal forma que o acesso a cada um deles se torna rápido e prático.

Não será mais necessário passar horas e horas procurando qualquer informação, já que com apenas alguns cliques o documento será encontrado.

• Acesso

A plataforma de acesso pode ser implementada de diferentes maneiras. É interessante que o acesso seja via web, por exemplo, porque isso dá a possibilidade de acessar os dados a qualquer momento e em qualquer lugar.

É um procedimento seguro?

Uma questão muito comum é se os processos de organização documental são realmente seguros quando armazenados em servidores. A ideia de ser hackeado e ter o vazamento de informações preocupa muitas empresas.

Houve muito desenvolvimento no quesito segurança, seja de plataformas onlines, softwares ou qualquer outro tipo de metodologia de armazenamento. A segurança é garantida ao contratar uma empresa especializada e qualificada no assunto.

Além disso, há a possibilidade de armazenar os arquivos em nuvem. Ou seja, mesmo se houver algum dano no servidor os arquivos poderão ser prontamente recuperados.

Grupo Gerencial: a melhor empresa de consultoria documental

Dentre todas as empresas de gestão documental, o Grupo Gerenciar com toda a certeza se destaca. Além de apostar nas maiores tecnologias do mercado, a equipe é altamente qualificada e armazena os arquivos de forma personalizada.

Empresas de contabilidade, instituições, grandes indústrias, setor de departamento pessoal, enfim, qualquer tipo de empreendimento pode ser beneficiado por uma gestão documento bem feita.

O Grupo Gerenciar é uma empresa de consultoria documental que oferece os melhores serviços disponíveis. É uma empresa com tradição muito forte no mercado, que investe em tecnologia e sempre coloca a satisfação do cliente em primeiro lugar.