Como Implementar A Gestão Estratégica De Documentos ?

Apostar em gestão estratégica de documentos é muito mais importante do que as empresas costumam achar que é. Muito se fala sobre gestão empresarial, gestão financeira ou gestão contábil, mas tudo isso tem como base a gestão documental.

A estratégia documental faz toda a diferença na gestão organizacional de uma empresa, sedo responsável direta por manter os processos integrados e proporcionar um fluxo de trabalho mais eficiente.

Mas como fazer isso? Basta organizar os documentos e catalogá-los em armários e pastas? Muitas empresas já fazem isso, mas o diferencial é ir além e apostar em ferramentas tecnológicas.

Primeiro passo para a gestão estratégica de documentos

O primeiro passo para montar uma gestão estratégica de documentos é através da digitalização de documentos. Isso é ainda mais importante para empresas que possuem grandes acervos de documentos físicos.

Mesmo que os papéis estejam devidamente organizados em pastas ou armários o acesso a ele acaba sendo mais trabalho. Quando tudo está digitalizado basta abrir o computador e buscar pelo arquivo.

Além do mais, hoje, a maioria das empresas e órgãos aceita documentos somente em vias digitais. Montar um acervo digital com todos os arquivos é uma ótima forma de deixar tudo no mesmo lugar.

Outro ponto interessante é sobre a integridade dos documentos. Quando estão em meio digital não há como perdê-los (se forem armazenados da maneira correta, como diremos a seguir).

Documentos físicos podem se perder por conta de n situações, incluindo incêndios, goteira, furto ou até mesmo pelo simples fato de jogar fora um documento importante sem querer.

A tecnologia de digitalização também possibilita melhorar os documentos antigos, deixando eles mais visíveis. Isso é feito ajustando brilho, cor, nitidez e outros parâmetros.

Principal ponto da gestão estratégica de documentos

A gestão estratégica de documentos continua após a digitalização de todos os documentos: é a hora de armazená-los. Primeiramente, é fundamental que os arquivos não fiquem na memória de uma máquina, mas em um sistema.

É aí que começa a estratégia: ao armazenar documentos em rede ou plataformas desenvolvidas especialmente para isso é possível ter acesso remoto aos arquivos.

Ou seja, diversas pessoas podem acessá-los ao mesmo tempo e em diversos lugares. Isso aumenta a acessibilidade e facilita a tomada de decisões.

Outro ponto importante é: todos esses documentos devem estar armazenados de forma estruturada e inteligente, de forma que qualquer arquivo seja encontrado com apenas alguns cliques (mesmo que a pessoa não saiba onde ele esteja).

A gestão estratégica de documentos também fica por conta das questões de segurança. O armazenamento pode ser feito por meios altamente seguros, evitando qualquer vazamento de informação ou acesso de pessoas não autorizadas.

E o que tudo isso irá resultar para o empreendimento? Automatização, agilidade, praticidade, segurança, integridade de documentos, maior acessibilidade, economia de tempo e, claro, economia de dinheiro.

Empresas que desejam se destacar no mercado não podem deixar de apostar em gestão documental. TODOS os setores de uma empresa dependem de seus arquivos, informações e documentos.

Quando tudo está organizado todos os processos fluem de forma mais harmônica e rápida.

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Ninguém melhor para bolar uma ótima gestão estratégica de documentos do que o Grupo Gerenciar. Independente do ramo do empreendimento é possível aplicar a gestão documental.

O grupo atua há anos no mercado e é uma das referências na área arquivística e tem a satisfação de todos os seus clientes.

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