Confira A Melhor Solução Para Papelada Da Empresa!

Já parou para pensar o que fazer com a papelada da empresa? Empresas muito antigas ou setores que trabalhem com muitas fichas e coisas do gênero possuem um acervo ENORME. Chega um momento que é preciso dar um destino a ele.

Não é preciso ser um grande empreendimento para saber o quanto a papelada ocupa lugar físico e o quanto organizá-la pode ser uma tarefa difícil (assim como mantê-la organizada depois). Nesse cenário há uma solução: gestão documental.

Poucas as empresas param para mensurar a importância da gestão de documentos dentro da companhia. Entretanto, a organização de todas as informações é o passo mais básico a produtividade de uma empresa.

De nada adianta investir em outras categorias de gestão (empresarial, contábil ou financeira, por exemplo) se não houver a organização básica no setor de documentos.

O que fazer com a papelada da empresa

A resposta sobre o que fazer com a papelada da empresa é muito, mas muito simples: digitalização de documentos.

Hoje, a grande maioria dos documentos é enviada por meio digital, visto que eles se tornaram tão legais quantos os físicos (e, inclusive, são mais seguros e há menores chances de fraudes).

Mesmo assim, muitas pessoas ainda fazem questão de imprimir uma cópia e guardar no acervo para manter um padrão. Mas e se tudo for feito de forma contrária: os documentos antigos serem digitalizados.

Isso não quer dizer que eles possam ser jogados fora depois, mas é possível selecionar apenas os documentos originais e armazená-los em um lugar seguro.

Agora, documentos que são apenas cópias ou anotações (coisas que não tenham valor legal) podem até mesmo ser descartadas para liberar espaço no acervo.

Tudo pode ser digitalizado e armazenado em uma rede, de forma que seja possível acessá-los com apenas alguns cliques.

Toda a informação necessária fica à palma da mão, aumentando a produtividade ao reduzir o tempo de busca por informações.

Mas, atenção: a papelada da empresa não pode ser armazenada de forma arbitrária. É imprescindível uma organização estruturada de forma que o acesso aos arquivos seja fácil, rápido, prático e intuitivo.

Como a gestão digital da papelada da empresa traz benefícios

Além de uma questão física de economia de espaço, quais são os outros benefícios de digitalizar e armazenar a papelada da empresa? São diversos, como:

• Acesso a todas as informações em um único lugar
• Quando armazenados em redes, é possível que várias pessoas tenham acesso concomitantemente
• Mesmo quem não saiba onde um documento está o encontra facilmente
• Garantia da integridade dos documentos, visto que não há como perdê-los (caso haja algum problema com o sistema é possível baixar os dados novamente por conta do armazenamento em nuvem)
• É possível restringir o acesso e liberá-lo somente para pessoas autorizadas
• Hoje há sistemas altamente seguros que inviabilizam qualquer vazamento de informações
• Grande economia de tempo
• Evita problemas por conta de perda de documentos
• Aumenta a produtividade
• Melhora o fluxo de trabalho em todos os setores de maneira geral

Conheça o Grupo Gerenciar

E como fazer o arquivamento digital da papelada da empresa? Nesse caso, é fundamental contratar uma empresa especializa em gestão documental, como é o caso do Grupo Gerenciar.

Atuando há anos no mercado, a empresa traz as melhores ferramentas para garantir o arquivamento perfeito de todos os arquivos. Tudo é feito de forma personalizada de acordo com o cliente.

Resolver a papelada da empresa nunca foi tão fácil, seguro e prático. Entre em contato com o Grupo Gerenciar e tire todas as suas dúvidas sobre seus serviços.