Qual É A Diferença Entre Workflow E GED?

Muitos não sabem a diferença entre diferença entre workflow e GED e para quem está pensando em investir em ferramentas de gestão documental deve saber do que se tratam esses dois termos para fazer a escolha certa.

Em verdade, ambos são importantes e trabalham juntos. Mas é importante saber exatamente o que é cada um deles e suas limitações na gerência de uma empresa.

Sobre investir nas tecnologias de gestão documental, isso é algo recomendado para absolutamente todas as empresas. Empreendimentos grandes ou pequenos, independente do ramo de atuação, são altamente beneficiados com essas ferramentas.

Diferença entre workflow e GED: o que é cada um deles

Mas vamos a diferença entre workflow e GED: na verdade, workflow é um conceito, enquanto o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um programa palpável.

Começando pelo Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, esse programa tem por objetivo unir todos os arquivos de uma companhia em uma única rede. Esses documentos, obviamente, são encontrados em formas digitais.

Mas o propósito do GED não é apenas armazenar arquivos com segurança e oferecer acesso remoto e concomitante a todos eles, mas, sim, organizar todos os arquivos de forma altamente inteligente.

É feita uma estruturação personalizada para cada tipo de empresa, levando em considerações suas atividades, setores, projetos e muito mais. O objetivo é que qualquer documento, informação, planilha ou outro formato seja encontrado facilmente.

Agora, ajudando a entender a diferença entre workflow e GED, o workflow é exatamente o que o nome sugere: Fluxo de Trabalho. É um conceito onde todas as etapas de um procedimento estão interligadas e ocorrem de forma fluída.

Ou seja, não há paradas entre elas. Assim que uma linha de produção ou setor terminam o seu trabalho, os responsáveis que irão dar continuidade a ele já estão engatilhados.

Há, inclusive, softwares de workflow – e talvez esses possam ser comparados com o GED – cujo objetivo é estruturar as ações, de forma que cada setor ou funcionário saiba exatamente quando começa e termina os seus serviços.

Diferença entre workflow e GED: como eles trabalham em conjunto

Há uma diferença entre workflow e GED, mas quando esses conceitos trabalham juntos eles são absolutamente imbatíveis.

Unir o GED com o conceito de workflow é muito fácil, visto que o gerenciamento de documentos tem como propósito a facilidade de acesso e praticidade na busca de informações.

Ou seja, ele direciona toda a companhia a não realizar paradas por conta de qualquer documento que não seja encontrado. Pode parecer abstrato, mas todas as ações dependem de informações, dados, tabelas, fotos, dentre outros arquivos.

A respeito de um software de Workflow, também há uma relação interessante com o GED. O workflow estabelece as tarefas e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos dá o caminho para que tudo seja realizado de forma rápida.

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Corporações, sejam grandes ou pequenas, que desejam ganhar o seu espaço e se tornar ponto de referência entre seus concorrentes devem apostar na gestão documental.

São ferramentas imprescindíveis, pois elas organizam a base de todas as corporações. É um sistema que favorece todos os setores (RH, operações, financeiro, TI, dentre outros), pois todos precisam ter acesso a arquivos recorrentemente.

Os serviços arquivistas vão muito além de organização, eles trazem automação, segurança, acessibilidade e, claro, aumento de produtividade (um conceito importantíssimo dentro de qualquer empresa).

Para entender mais a respeito da diferença entre workflow e GED e como funcionam esses serviços, entre em contato com o Grupo Gerenciar, a melhor empresa de gestão documental que é referência no mercado.