Como guardar documentos com segurança?

É imprescindível que uma empresa busque, sempre, guardar documentos com segurança. Sendo informações sigilosas ou não, garantir que os dados não sejam vazados é essencial para o resguardo da companhia.

Sobre isso, muitas são as corporações que acham que manter os arquivos físicos armazenados no acervo dentro da própria empresa pode ser a atitude mais segura, mas será que isso realmente procede?

Hoje há diversas formas de garantir total segurança dos documentos, de modo que eles não sejam perdidos, danificados ou acessados por pessoas não autorizadas (seja isso dentro ou fora da empresa).

Guardar documentos com segurança: qual a melhor opção

Primeiramente, para guardar documentos com segurança é essencial que eles estejam digitalizados. Sim, a forma mais segura de armazenar informações é no meio digital (por mais que muitos pensem ao contrário).

Documentos físicos podem ser danificados (incêndios, enchentes, goteiras, umidade e até mesmo desabamento do edifício podem causar a perda de TODOS os documentos) e, além disso, perdidos.

Quando há o armazenamento seguro em plataformas digitais não existe essa possibilidade, garantindo a integridade de todas as informações. Além disso, todos os dados ficarão à palma da mão, algo essencial para dar continuidade às atividades.

“Mas e se acontecer alguma coisa com o computador de armazenamento?” Veja bem, os arquivos não devem ser armazenados em uma máquina, pois eles também ficariam sujeitos às adversidades climáticas ou acidentes.

Tudo é armazenado em uma rede ou plataforma, ou seja, não é algo físico ou palpável. Além de garantir que os documentos não sejam perdidos, isso possibilita o acesso remoto e, também, concomitante às informações.

Como guardar documentos com segurança

Ao guardar documentos com segurança em sua forma digital e em uma rede, está na hora de saber como isso irá agregar segurança às informações. É sabido que empresas lidam com dados sigilosos e que não são todas as pessoas que podem acessá-los.

Hoje há diversas plataformas e formas de rede que trazem tecnologias incríveis, inviabilizando que qualquer hacker entre e acesse alguma informação importante.

Mas obviamente, é preciso investir em um sistema que efetivamente cumpra essa exigência.

Além de questões de vazamento de informações, há plataformas que possibilitam o acesso restrito a apenas alguns funcionários. Ou seja, é possível filtrar quem dentro da empresa tem acesso efetivo ao conteúdo.

Também há como montar setores dentro da gestão documental. Por exemplo: criar um setor onde somente o RH tem acesso, outro para o setor financeiro e assim por diante.

Guardar documentos com segurança dessa maneira terá além da segurança, mas, sim, uma praticidade imensurável à corporação. Quais são os resultados disso? Diversos, como:

• Segurança garantida
• Integridade de documentos
• Aumento da agilidade na busca de documentos
• Aumento da produtividade
• Economia de tempo e dinheiro
• Economia de espaço físico
• Melhora no fluxo de trabalho
• Traz o diferencial que a sua empresa precisa

Conheça o Grupo Gerenciar

Guardar documentos com segurança, de forma eficiente e que trata todos os benefícios citados acima pode ser resumido de uma única maneira: gestão documental.

A gestão arquivista busca organizar, estruturar e possibilitar acesso a todos os documentos em uma corporação. Isso é essencial para garantir o fluxo de atividades e, também, que o empreendimento nunca seja prejudicado por perda ou danificação da papelada.

Negócios que buscam destaque perante os concorrentes e que desejam investir em gestão documental podem contar com o Grupo Gerenciar, uma empresa que atua há anos prestando esses serviços.

Quer saber como guardar documentos com segurança? Acesse o site do Grupo Gerenciar e fique por dentro de suas ferramentas de gestão documental.