Digitalizar empresa: como promover a transformação digital do seu negócio

Nos últimos anos a tecnologia vem revolucionando o cotidiano das pessoas e os processos de negócios das empresas. O meio pela qual as pessoas, hoje adquirem informações, executam trabalhos e até mesmo se relacionam mudou drasticamente e continua em um processo acelerado de transformação.

Os novos conceitos de negócios, consumo e comportamento vem ganhado força graças a transformação digital, onde empresas de todos os tamanhos vem ingressando em uma corrida frenética e sem volta, rumo a revolução digital, adotando estratégias para a digitalização dos seus negócios de modo a melhorar a experiência do cliente, otimizar processos operacionais e até mesmo estruturar novos modelos de negócios.

Mas, qual o conceito de digitalizar empresa?

Muitas pessoas ainda acreditam que o meio para tornar uma empresa digital trata-se apenas da publicação de serviços em redes sociais ou a utilização de um site, por exemplo. Entretanto, o conceito de digitalização das empresas diz respeito a uma importante transformação do negócio, uma redefinição de valores e processos que garantirão serviços executados com maior qualidade que certamente lhe colocarão à frente de muitos concorrentes.

A real transformação digital compreende em enxergar a tecnologia como peça chave no negócio e entender que a digitalização de processos é algo essencial para a inovação, considerando a otimização dos investimentos e a sua evolução empresarial.

Benefícios de digitalizar sua empresa

A digitalização do seu negócio pode trazer consideráveis benefícios, como operar de forma mais simples, mais ágil e mais conectada. Porém, uma das principais vantagens é a otimização dos processos.

Dessa forma, padronizar os procedimentos, automatizá-los e centralizá-los, evita retrabalho e desperdício de tempo, garantindo que os processos sejam otimizados. Assim, as empresas concentram a dedicação de suas equipes em atividades mais estratégicas, levando ao aumento de produtividade, redução de custos e melhorias no compartilhamento de informações, podendo dessa maneira, oferecer produtos ou serviços de maior qualidade aos seus clientes.

Como promover a transformação digital na sua empresa?

Alteração da cultura organizacional

O ponto inicial para promover a transformação digital na sua empresa é a mudança da cultura organizacional, isto é, cada pessoa precisa entender e ter a clareza dos motivos que tornam a digitalização necessária e definir os objetivos a serem alcançados. A partir desse ponto, será possível adotar novos procedimentos de forma que os próprios colaboradores se envolvam e se comprometam a enfrentar os desafios da digitalização.

Do mesmo modo, é primordial alinhar-se às novas transformações incluindo as informações e os documentos gerados nas rotinas, assim como os procedimentos manuais nessa transição.

Digitalização de documentos

A partir da digitalização dos documentos é possível dar início de forma determinada à transformação digital na empresa. Direcionando para o aspecto da gestão documental, a digitalização se apresenta como uma estratégia eficiente no compartilhamento de informações, especialmente pensando nos processos realizados dentro de uma organização que geralmente envolve múltiplos departamentos.

Ao converter arquivos físicos em digitais, a consolidação de informações se torna muito mais prática e eficiente, eliminando duplicidades e garantindo maior segurança no controle de acesso e uso de dados.

Ainda neste contexto é válido mencionar que a produção de documentos natos digitais (documentos originais gerados no formato digital) é imprescindível para interromper o crescimento do acervo físico corporativo, dispensando o uso do papel em impressões e cópias nas rotinas de trabalho.

Assinatura digital e assinatura eletrônica

Com a rápida popularização das tecnologias voltadas para a produção e conversão de arquivos físicos para o meio digital, a assinatura dos documentos físicos não poderia ficar sem o seu correspondente virtual.

Hoje as empresas vêm aderindo a todo vapor às modalidades juridicamente aceitas para assinar documentos digitais (assinatura digital ICP-Brasil e assinatura eletrônica).

Seguindo a tendência política mundial, a legislação brasileira também já inclui a assinatura digital como um meio legal para substituir a assinatura manuscrita em papeis, permitindo a eliminação de documentos físicos após a digitalização e certificação digital (assinatura digital ICP-Brasil) de acordo com os requisitos nela estabelecida (MP. 2.200-2 / 2001 e Decreto 10.278/2020).

As assinaturas digitais e eletrônicas são uma realidade cada vez mais popular e bem acessível, e se configuram como um mecanismo chave para a transformação digital de qualquer empresa ou instituição atualmente.

Gerenciamento de processos

O gerenciamento dos processos também é uma das principais formas de promover a transformação digital. Se dá por meio da utilização de mecanismos e ferramentas tecnológicas que possibilitem que os processos que antes eram feitos de forma manual possam ser digitais de forma automatizada e otimizada.

Ao automatizar um processo, é possível reduzir a mão de obra, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, aumentando a eficiência, a produtividade e a diminuição dos custos operacionais. Além disso, com os resultados gerados através da digitalização dos processos é possível garantir a competitividade às empresas e auxílio na tomada de decisões.

Gestão Eletrônica de Documentos – GED

A otimização de todas essas tecnologias como o processo de digitalização, assinatura de documentos digitais, bem como o gerenciamento de processos e fluxos de trabalho só é possível através de uma melhoria da gestão de documentos e informações.

Uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) torna-se fundamental para proporcionar o melhor controle sobre os documentos, assegurando informações mais claras e precisas, garantindo estratégias de guarda e gerenciamento eficaz dos arquivos.

Além disso, a empresa passa a ter total controle de acessos e permissões garantindo maior segurança das informações. Investir em uma gestão documental é um passo imprescindível para a transformação digital que proporciona inúmeras possibilidades e aplicabilidade em diversos negócios, independente de tamanho ou segmento.

Proporcione a transformação digital do seu negócio

Para promover a transformação digital é preciso contar com ferramentas tecnológicas que auxiliem no processo de digitalização da sua empresa. O Grupo Gerenciar conta com um software completo de gerenciamento de documentos e processos com módulos capazes de trazer grandes resultados ao seu negócio.

Através dos módulos de digitalização e assinaturas de documentos, sua empresa garante agilidade e segurança no acesso e no compartilhamento das informações nas rotinas de trabalho. Além do mais, com o módulo workflow você tem o gerenciamento completo dos processos de negócio onde é possível a criação de fluxos de trabalho, no qual os documentos tramitarão entre os departamentos da empresa em ambiente digital, garantindo o dinamismo, produtividade, eficiência das atividades e a proteção dos registros e das informações.

Além disso, o Sistema Gerenciar também possui controle de acesso de informações, bem como o histórico de cada fluxo criado e o autor de cada etapa, garantindo tanto a gerenciamento dos seus documentos quanto a automatização dos processos de negócio da sua empresa.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato agora mesmo e promova a transformação digital do seu negócio.

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