4 Motivos Para Digitalizar Documentos

O método tradicional de arquivamento de documentos está perdendo seu protagonismo. Isso porque as novas tecnologias de armazenamento e manuseio de documentos estão ganhando cada vez adeptos. Por isso a seguir você confere 4 motivos para digitalizar documentos e dar adeus às pilhas de papeis.

Provavelmente você sabe que a quantidade de papeis que uma empresa pode produzir não é nem um pouco pequena. Guardar os documentos em caixas e armários sempre fez parte da rotina dos escritórios.

Mas como muitas coisas da rotina empresarial, a área de documentos também pode passar por melhorias. Confira a seguir por que transformar seus documentos em arquivos digitais pode ser uma boa ideia.

4 motivos para digitalizar documentos

  • Mais espaço físico na empresa

O primeiro motivo diz respeito ao espaço que os armários e caixas ocupam no prédio de uma empresa. Com tantos documentos para armazenar, o espaço precisa ser amplo e adequado.

Com a digitalização dos documentos esse espaço poderá ser reaproveitado, já que não haverá mais necessidade de ser ocupado com milhares de papeis.

  • Documentos preservados

O tempo age sobre as folhas de papel e a preservação dos documentos pode ser prejudicada. Alguns documentos precisam ser armazenados por muitos e muitos anos e não podem correr o risco de se perder com o tempo.

Os documentos digitalizados são armazenados em nuvem o que permite que fiquem totalmente íntegros por muito mais tempos. Além de não haver a possibilidade de se perderem ou serem rasurados.

  • Mais segurança para os documentos

Papeis impressos podem se perder, serem rasgados, afinal, acidentes acontecem e lidar com eles faz parte. Porém, eles podem ser reduzidos.

Com a digitalização dos documentos e seu armazenamento em uma plataforma adequada, a segurança fica ainda mais reforçada. Além disso, é possível ter um controle maior de funcionários que podem ou não acessar certos documentos.

É possível também fazer cópias de segurança e limitar o número de compartilhamento que um documento pode atingir. Itens que são inovadores e indispensáveis para uma empresa que investe em segurança documental.

  • Redução de custo

Manter as impressoras funcionando diariamente requer um gasto muito grande com papéis, tintas, cópias, etc. Com os documentos digitalizados a economia pode fazer a diferença no balando mensal e anual da empresa.

Os gastos com impressão são eliminados podendo ser investidos em outras partes da empresa.

Quais os passos para digitalizar documentos?

Transformar todos os papeis em arquivos digitais requer um trabalho especializado. Existem empresas capacitadas que podem realizar esse trabalho disponibilizando a digitalização dos documentos.

Além disso, elas são extremamente necessárias pois são elas que oferecerão os softwares adequados para o armazenamento, localização e busca dos documentos. Além disso, os novos documentos serão gerados de maneira digital, o que requer uma transição em toda empresa.

Algumas empresas que iniciaram no mercado recentemente já estão aderindo totalmente a digitalização de seus documentos desde o início.

Contrate uma empresa qualificada e de confiança para iniciar seu processo de transição dos documentos impressos para os digitalizados.

Melhore a rotina de trabalho

Você pode conferir 4 motivos para digitalizar documentos e como suas vantagens podem melhorar a rotina do escritório. Com os documentos digitalizados, os funcionários economizam tempo, pois não precisam procurar em caixas e armários.

A produtividade pode aumentar, sem contar na economia de dinheiro também. Não esquecendo que empresas com o selo de sustentabilidade saem na frente no mercado competitivo. A digitalização de documentos está atrelada à causa ambiental e pode ser muito benéfica para a imagem da empresa.

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