Gestão De Documentos X Guardar Documentos

Nos últimos anos a preocupação com a quantidade de papeis gerada por uma empresa tornou-se evidente. Com novas formas de armazenamento de documentos a questão da gestão de documentos x guardar documentos ganhou espaço nas corporações.

Provavelmente se você trabalha em uma empresa já deve ter visto que a quantidade de papeis gerados todos os dias é enorme. Isso sem contar os que já estão guardados há muito tempo em algum lugar do prédio.

Para tirar à prova, vamos conferir a seguir os prós e contras da documentação digitalizada e do armazenamento de documentos impressos.

Gestão de documentos x guardar documentos: principais mudanças

O papel já foi um dos itens mais utilizados e indispensáveis em pequenas e grandes empresas. Ele era utilizado como o grande detentor das informações internas e externas ao dia a dia dos escritórios.

Exatamente todas as informações de funcionários, clientes, assuntos financeiros precisavam ser gerados e armazenados na empresa. E claro que nenhum documento poderia se perder. As empresas precisavam acrescentar todo o custo de impressões no balanço de gastos finais.

É inegável o tanto de trabalho que dava para gerir esse tanto de papel. Porém, ele foi o recurso existente que esteve presente na organização das empresas por muitas décadas.

Mas as coisas começaram a mudar com a ascensão da era digital, da internet e dos computadores. O papel, que era indispensável para as companhias, começou a perder seu protagonismo.

As vantagens da rapidez de processamentos de dados digitais e a preocupação com o meio ambiente foram dois fatores fortíssimos que ajudaram a mudar esse cenário.

Mas quais as principais diferenças entre guardar os documentos impressos e passar para a gestão digital?

Papel x digital

Agora veremos algumas diferenças, vantagens e desvantagens do funcionamento das duas opções de organização.

  • Espaço

O espaço físico que os documentos acumulados ocupam dentro de uma empresa pode ser muito grande. Existem documentos de extrema importância que não podem simplesmente serem descartados, fazendo assim as caixas lotarem o depósito.

Essa é a primeira vantagem da era digital no embate gestão de documentos x guardar documentos. O armazenamento digital coloca fim a todo esse depósito de papel acumulado, liberando mais espaço físico para a empresa.

  • Perda de documentos

Na organização de empresas, nenhum documento deve ser perdido. Agora imagine só precisar daquele documento urgente e muito importante e não localizá-lo em lugar nenhum!

Algo que com certeza pode acontecer quando milhares de folhas de papel estão juntas. Enganos acontecem e podem ser muito prejudiciais.

Esse é um dos motivos pelos quais a gestão de documentos no meio eletrônico tem conquistado cada vez mais adeptos. A possibilidade de manter os documentos num local seguro e de fácil acesso é um ótimo atrativo para a organização de empresas.

Gestão De Documentos X Guardar Documentos

  • Organização nos arquivos

Existem documentos que se enquadram em subcategorias, que por sua vez estão inclusas em outra categoria mais abrangente e assim por diante. Essa organização mais específica requer mais caixas, armários, etiquetas dentro de etiquetas para enfim sinalizar a especificidade daquele documento.

Outra vantagem da gestão de documentos, já que no meio eletrônico a organização de subpastas é muito mais fácil e ágil. Em um clique você pode abrir documentos interligados, mas com localizações diferentes. É realmente mais prático.

Revolução digital

Agora que você conhece mais sobre a gestão de documentos x guardar documentos pode escolher a melhor opção para o que se adequa ao seu negócio.

A transição do papel para o meio digital já é uma realidade e está cada vez mais presente na rotina das empresas.

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