Como funciona a digitalização e armazenamento de documentos?

Cada vez mais empresas vem investindo em opções inteligentes e tecnológicas, que podem garantir uma solução fácil para muitos de seus problemas. Esse é o caso da digitalização e armazenamento de documentos.

Mas antes de investir, é essencial que você conheça quais são os processos, e como é feita a digitalização e armazenamento de documentos. Assim, você estará preparado para escolher a melhor opção para seu negócio.

Então, confira esse guia completo sobre digitalização e armazenamento de documentos, que preparamos especialmente para você!

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Tudo o que você precisa saber sobre digitalização e armazenamento de documentos

Como você já sabe, a digitalização de documentos vem ganhando mais espaço, e isso não acontece por acaso! Os benefícios que essa tecnologia oferece as empresas são inúmeros.

Mas como todo outro investimento, deve ser pesquisado e entendido, para que você tenha segurança na hora de escolher o que melhor se encaixa no cotidiano de sua empresa.

Para facilitar, nós preparamos esse guia que vai te explicar as etapas da digitalização e armazenamento de documentos de forma simples.

Catalogar

O primeiro passo, quando a empresa responsável ir prestar o serviço em sua empresa, é catalogar todos os documentos. Cada empresa trabalha à sua maneira, e juntamente com os responsáveis pela empresa vão chegar em um acordo sobre qual a melhor forma de catalogar. Por data, relevância ou assunto.

A maneira em que os documentos são catalogados é uma etapa muito importante, pois quando forem armazenados, vão seguir as mesmas configurações.

Eliminar documentos vencidos

Você vai se surpreender com a quantidade de documentos vencidos e sem valor que serão encontrados entre documentos realmente relevantes. Esses documentos podem ser eliminados, ou, se for do seu gosto, podem ser também digitalizados juntamente com o restante.

Reparos

Os documentos mais velhos, que são mais sensíveis e podem estar rasgados, vão passar por um reparo, para que no momento da digitalização sejam armazenados com a maior qualidade possível. Os documentos manchados, rasurados e etc. também vão passar por esse mesmo processo.

Digitalização

Finalmente chegou o momento da digitalização em si, que será feita pelos profissionais com o auxilio de matérias e tecnologias únicas e exclusivas. Os documentos são digitalizados um por um, com muito cuidado e responsabilidade, e são enviados para o computador, para estarem prontos para a próxima etapa.

Armazenamento

Do computador, os seus documentos digitalizados serão enviados para a nuvem, em que ficarão armazenados. Nessa plataforma digital exclusiva, você vai ter acesso a todos os seus documentos de forma rápida, simples e muito mais segura!

O que acontece com os documentos impressos?

Muitas pessoas ficam se perguntando o que acontece com os documentos impressos após a digitalização. Essa resposta varia muito de empresário e empresa, já que somente você saberá o melhor caminho para manter esses documentos, ou elimina-los de forma segura.

Alguns documentos muito específicos obrigatoriamente devem ser mantidos no modelo impresso, mas a grande maioria pode ser descartada, pois apenas o modelo digitalizado já é o suficiente.

Para descartar de forma segura e não deixar as informações de sua empresa por aí, o ideal é contar também com a ajuda da empresa prestadora de serviços, que fez a sua digitalização.

Invista no futuro!

Digitalização e armazenamento de documentos é o futuro, e essa não é somente a nossa opinião. Os grandes meios de comunicação na área de economia e empreendedorismo já veem a tecnologia como essencial a todos os modelos de negócio. Por isso, não perca mais tempo e invista no futuro de sua empresa!