Serviço de Digitalização de Documentos: o passo para a transformação digital

A pandemia de Covid-19 mudou essencialmente o modo como vivemos e conduzimos os negócios. Como resultado, as empresas tiveram que adotar medidas para trazer velocidade e agilidade aos negócios, por meio de ferramentas tecnológicas para aumentar a eficiência, melhorar a produtividade e aprimorar a experiência do cliente acelerando assim a transformação digital.

Esse processo não é fácil, mas no ritmo em que avança as inovações tecnológicas nos ecossistemas corporativos atualmente, as organizações que atrasam a transformação digital enfrentarão o risco de obsolescência. Os processos de negócios, métodos de comunicação e colaboração e tempos de resposta que considerávamos serem bons alguns anos atrás, agora estão desatualizados.

As empresas devem atingir um certo nível de maturidade digital para fornecer produtos e serviços centrados no cliente, proporcionando-lhes uma clara vantagem competitiva. Por isso, as organizações que adotarem tecnologias transformadoras e desenvolverem seus recursos digitais vencerão a corrida, ganhando fatias consideráveis do mercado.

Dessa maneira, o serviço de digitalização de documentos é uma das melhores abordagens para tornar os fluxos de trabalho das empresas eficientes, simplificados, convenientes e rápidos.

O que é o serviço de digitalização de documentos?

A digitalização de documentos refere-se ao processo representação digital de um registro físico, ou seja, reprodução de um documento em papel no ambiente digital. Antigamente, as empresas e negócios eram inundados com um excesso de documentos em papel que exigiam medidas complexas de armazenamento, arquivamento e recuperação.

Atualmente, quase nenhum documento é gerado exclusivamente em papel, sem uma cópia digital. Isso permite que os dados e informações mais importantes de um negócio sejam facilmente armazenados, pesquisados e acessados eletronicamente, sem ocupar tanto espaço físico.

Contudo, se sua organização necessita manusear documentos em papel do passado, a digitalização de documentos pode ser a solução perfeita. O serviço de digitalização de documentos irá converter seus documentos em papel para serem compatíveis com várias plataformas digitais, tornando o acesso às informações quase instantânea.

Tornando-se digital – passo a passo

Empresas que antes atuavam com presença puramente física agora estão projetando seus serviços e operações online, alavancando cada vez mais tecnologias para permanecerem relevantes e se prepararem para um futuro digital promissor, sem o uso do papel.

Logo, nos primeiros estágios da digitalização, você deve converter as informações registradas em papel para o formato digital:

• Digitalize todos os documentos em papel, convertendo-os em formatos de arquivo digital (O mais indicado é o PDF).
• Substitua formulários em papel por formulários de captura de dados digitais ou formulários online.
• Converta relatórios digitados ou manuscritos em dados digitais para análise.
• Assine os arquivos originais digitais (já produzidos no formato digital) e os digitalizados com assinatura digital ou eletrônica e elimine os documentos físicos de acordo com a legislação vigente e pare de imprimir documentos.

A digitalização de informações e documentos é a base para a transformação digital. Ela economiza espaço de armazenamento físico. O mais indicado é que os dados sejam armazenados em nuvem para que os colaboradores consigam acessá-los facilmente por meio de dispositivos inteligentes, a qualquer hora e de qualquer lugar.

No próximo passo, você deve converter processos e fluxos de trabalho manuais baseados em papel para o ambiente digital. Este estágio envolve a captura de informações digitalizando diretamente os documentos em papel na origem e avançando em direção a uma cultura sem papel (Paperless). Por meio de ferramenta workflow os processos tornam-se automatizados e orientados por software, ao invés de dependentes de pessoas.

A automação de fluxos de trabalho elimina tarefas rotineiras, repetitivas e manuais, além de eliminar o tempo e o manuseio burocrático da papelada, diminui drasticamente as chances de erros e atrasos. Além disso, melhora os processos de negócios existentes, oferece maior visibilidade e precisão, aumentando a produtividade e a eficiência.

A transição de processos baseados no uso intensivo de papel e a adoção de novas tecnologias são a necessidade da hora.

Qual impacto o serviço de digitalização de documentos pode trazer para sua empresa?

Além de entender o que o serviço de digitalização de documentos envolve, também é importante saber o resultado que a digitalização de documentos pode proporcionar em seus negócios. Abaixo estão algumas das maneiras pelas quais o serviço de digitalização de documentos impacta seus negócios:

Aumente a eficiência

O armazenamento eletrônico de informações e documentos tem um impacto significativo na eficiência de uma organização. Se você precisa acessar um determinado documento rapidamente, em vez de perder tempo vasculhando documentos em papel, a digitalização de documentos possibilita que você pesquise e encontre o arquivo certo em instantes, enquanto levaria muito mais tempo para encontrar o documento físico.

Além disso, os arquivos digitais armazenados em nuvem também possibilitam a colaboração, o trabalho remoto e o backup.

Otimize o espaço

O armazenamento de documentos em papel ocupa uma quantidade notável de espaço valioso.

Com o serviço de digitalização de documentos, sua empresa não precisa mais armazenar ou arquivar pilhas de documentos em papel.

Em vez disso, todos os documentos podem ser armazenados digitalmente em um servidor ou software de gestão de documentos em nuvem de forma segura e protegida, permitindo o aproveitamento do espaço físico antes ocupados com arquivos para ampliação de atividades lucrativas específicas do negócio.

Torne seus documentos compartilháveis

De acordo com o trabalho da sua empresa, pode ser necessário compartilhar e transportar documentos, o que pode acarretar muitos custos além de ser um processo demorado. Com seus documentos armazenados eletronicamente, você pode compartilhar facilmente, disponibilizando arquivos para a pessoa certa em segundos e com segurança.

Aumente a segurança

Se você está lidando com registros em papel, compreende a importância de manter esses arquivos protegidos com segurança, especialmente se eles contiverem informações sigilosos do cliente.

Arquivos digitais armazenados em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos eficiente, possui controle de acesso e criptografia que garantem que o documento só seja acessado pelas pessoas certas. Além disso, ao contrário dos arquivos de papel, os arquivos digitais armazenados em nuvem também não são vulneráveis a desastres naturais locais. Esses fatores garantem maior segurança das informações da sua empresa.

Minimize os custos operacionais

A eliminação do papel por meio da digitalização pode ajudar sua empresa a minimizar os custos operacionais. O fluxo de documentação sem papel pode acelerar o tempo gasto em tarefas, otimizar processos e diminuir os custos de material. Agora, seus funcionários poderão encontrar seus documentos, concluir suas tarefas e seguir para o próximo grande projeto.

Seja mais ecologicamente correto

Parte do motivo pelo qual a digitalização de documentos são o caminho do futuro é que eles são muito melhores para o meio ambiente. O papel tem um impacto significativo no meio ambiente, não apenas por meio do processo de coleta da matéria prima, mas também por meio do processo de fabricação que consome grandes quantidades de água e acúmulo de rejeitos químicos no solo que agridem a natureza.

O gerenciamento digital de documentos reduz o desperdício de papel e é ecologicamente correto. Logo que seus documentos em papel forem digitalizados, eles podem ser descartados e reciclados, mantendo a privacidade da sua empresa e contribuindo para o meio ambiente.

Gerenciamento de documentos e sua importância para a transformação digital

Um Sistema de Gerenciamento de Documentos ou GED fornece uma estrutura para você arquivar, armazenar, recuperar e proteger todos os seus documentos essenciais. Ele também pode agilizar e digitalizar os fluxos de trabalho disponibilizando os documentos para as pessoas certas em cada etapa do fluxo. Um software GED, baseado em nuvem, oferece muitos benefícios como:

• Acelera os fluxos de trabalho, encaminhando documentos automaticamente para o pessoal apropriado e permitindo aprovações com um clique.
• Melhora a visibilidade dos documentos, seus status e processos de aprovação em toda a empresa.
• Permite que funcionários remotos trabalhem de forma colaborativa.
• A segurança baseada em regras restringe o acesso apenas ao pessoal autorizado.

Em fluxos de trabalho baseados em papel, o processo de aprovação depende da pessoa, é demorado e pode levar a gargalos e atrasos. Além disso, às vezes é difícil rastrear se o documento foi extraviado ou se a aprovação está pendente na mesa de alguém.

Um GED é capaz de conectar processos, tornando as operações mais rápidas, automatizadas e rastreáveis. Ao adotar tecnologias de transformação digital, as empresas adquirem agilidade e flexibilidade para funções tradicionais como Contas, Recursos Humanos, Administração, Financeiro e demais departamentos do seu negócio.

Como a terceirização de serviço de digitalização de documentos afeta seus negócios?

Na era digital vigente, as empresas devem digitalizar seus documentos para otimizar todos os processos de negócios. Embora seja possível digitalizar seus documentos por conta própria, realizar esse procedimento pode consumir tempo e dinheiro valiosos da empresa.

A terceirização, por outro lado, permite realizar a digitalização de documentos de forma rápida, fácil, precisa, acessível e de acordo com a legislação vigente. Oferecendo às empresas uma maneira fácil e eficiente de cortar custos e, ao mesmo tempo, executar todas as tarefas e funções importantes.

A digitalização de documentos não é uma tarefa fácil, especialmente se você tem anos de papel e arquivos acumulados. Preparar, higienizar, digitalizar, processar e indexar documentos em papel requer pessoal qualificado e tecnologia de ponta.

Quando você trabalha com uma empresa especialista no serviço de digitalização de documentos, tem acesso às melhores ferramentas e profissionais do setor. Terceirizar este projeto significa contar com a ajuda de especialistas em digitalização de documentos, para que você saiba que o processo será executado sem problemas do início ao fim, enquanto mantém o foco nas principais operações do seu negócio.

Serviço de digitalização de documentos com o Grupo Gerenciar

No Grupo Gerenciar, acreditamos que informação é poder. Por isso, trabalhamos para levar o poder das suas informações ao seu alcance, disponibilizando as informações certas no momento certo por meio de nossas tecnologias para assegurar o sucesso do seu negócio.

Como especialistas, trabalhamos em todas as etapas do gerenciamento de documentos e processos de negócios. Desde a digitalização de documentos, até o fornecimento de soluções tecnológicas completas em gestão documental para a sua empresa estar sempre a frente.

O Sistema Gerenciar conta com a ferramenta GED/ECM onde é possível armazenar, monitorar, organizar, digitalizar e acessar de forma eficiente os seus documentos. Através de Workflow/BPMS é possível otimizar os fluxos de trabalho, realizando as atividades com mais segurança e produtividade, integrando as equipes em ambiente completamente digital possibilitando até mesmo o trabalho em home-office.

Inclusive, o Sistema Gerenciar conta com a ferramenta GSign Assinatura Eletrônica e Assinatura Digital permitindo assinar ou enviar documentos e contratos para outros signatários com mais rapidez, em qualquer lugar e a qualquer hora, eliminando o uso do papel. Além disso, ainda é possível fazer conexão com outras ferramentas através de APIs de integração.

Tenha um diferencial na sua empresa, dê o primeiro passo para a jornada de transformação digital do seu negocio hoje. Entre em contato conosco agora mesmo e fale com um de nossos especialistas.

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