Gerenciamento de Documentos para cooperativas de crédito: conheça os benefícios

Cooperativas de crédito e instituições financeiras lidam com centenas de milhares de documentos a cada ano, exigindo a alocação crescente de espaço físico para armazenar documentos de membros, cartões de assinatura, formulários de inscrição, documentos de gestão de patrimônio, demonstrações financeiras, contratos de empréstimo entre tantos outros documentos.

A maioria dessas informações é tratada por meio de processos manuais que geralmente exigem o manuseio e a movimentação de documentos em papel das filiais para o escritório principal, além do uso e distribuição de cópias de documentos repetidas vezes em diversos locais.

Por isso, o modo como os documentos financeiros são armazenados e gerenciados desempenha um papel fundamental, tanto na eficácia das atividades, quanto na competitividade de uma organização ou cooperativa de serviços financeiros: a eficiência de suas operações, como o risco é evitado e a precisão de importantes decisões financeiras.

Cooperativas de crédito e instituições financeiras exigem conveniência, funcionalidade de autoatendimento e acesso instantâneo a documentos e relatórios. Elas precisam fazer mais do que simplesmente digitalizar seus documentos – elas têm necessidade de gerenciar suas informações digitalmente de uma maneira que melhore a eficiência do processo e reduza os custos.

Em vista disso, as soluções de gerenciamento de documentos tornam-se vitais para o setor financeiro. Para melhor servir os membros hoje, as organizações e cooperativas de crédito devem empreender mudanças transformadoras para otimizar os processos e procedimentos de negócios.

Investir em ferramentas modernas pode acelerar as jornadas de transformação digital das cooperativas de crédito de maneiras diferentes e positivas. Por exemplo, ao fazer investimentos inteligentes em novas tecnologias, as cooperativas de crédito podem transformar sua abordagem de gerenciamento de documentos – e colocar seus negócios em um patamar superior por causa disso.

O que é uma solução de gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos, muitas vezes referido como Sistemas de Gerenciamento de Documentos ou Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é um sistema de computador ou web capaz de armazenar, compartilhar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens provenientes de informações em papel, capturadas por meio de um scanner de documentos.

Também podemos descrever o gerenciamento de documentos como o software que controla e organiza documentos em toda a organização. Ele incorpora captura de documentos, fluxos de trabalho, repositórios de documentos centralizado que permite com que as empresas reduzam o uso de papel, funcionalidades de recuperação de informações, segurança dos documentos, controle de acessibilidade dentro ou fora do escritório e muitos outros recursos relacionados a gestão de documentos.

Por que usar um software de gerenciamento de documentos para cooperativas de crédito?

Os dossiês de associados, extratos de conta ou solicitações de transferência eletrônica podem se acumular rapidamente, o que significa que sua equipe terá sempre que dedicar muito tempo separando pilhas de documentos em papel e consequentemente, passarão ainda mais tempo tentando localizar esses documentos financeiros novamente quando forem necessários.

A mão de obra é a despesa operacional mais alta para a maioria das cooperativas de crédito e instituições financeiras. Por que desperdiçar o valioso tempo de sua equipe arquivando documentos financeiros quando existem soluções de software de gerenciamento de documentos para eliminar essa carga de trabalho, tornando-os disponíveis para atender e ajudar os clientes de sua organização em outras atividades?

Principais Benefícios das soluções de gerenciamento de documentos para cooperativas de crédito e instituições financeiras:

Armazenamento centralizado de documentos

Através de um sistema GED os documentos da sua cooperativa ficam armazenados em uma única ferramenta, de forma organizada e centralizada. Essa mudança importante já elimina a necessidade de gerenciar a papelada física e reduz os custos de aquisição, manuseio e armazenamento. Além de eliminar a bagunça digital de arquivos salvos em diferentes dispositivos.

Atendimento ao cliente aprimorado

Os clientes odeiam esperar. Eles querem resolver sua questão aqui e agora. As soluções de gestão documental para bancos vão ao encontro dos desejos dos clientes e permitem tratar qualquer pedido da forma mais rápida possível.

Obtenha acesso instantâneo a documentos por meio de ferramentas de pesquisa e elimine o tempo perdido procurando um arquivo em papel. Uma experiência de atendimento ao cliente perfeita e envolvente é fundamental para a jornada dos associados de uma cooperativa de crédito.

Documentos mais seguros

A segurança das informações é primordial para instituições financeiras e cooperativas de crédito. Por meio de um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem é possível que os usuários acessem documentos e relatórios criptografados com segurança.

Além disso, documentos e informações armazenados em um GED são protegidos contra acesso não autorizado por requisitos de segurança rigorosos. É possível restringir o acesso a documentos, departamentos e funcionalidades para usuários específicos por meio de ferramentas de controle de acessos.

Ganho Financeiro

Manter e gerenciar inúmeras cópias impressas de documentos de clientes e associados, demonstrações financeiras, relatórios de crédito, financiamento e contratos de empréstimo pode custar muito caro.

Com um software de gerenciamento de documentos sua organização evita custos desnecessários com papel e impressão, elimina gastos orçamentários com armários de arquivo e libera espaço de armazenamento utilizável, enquanto sua equipe desfruta da economia de tempo com as eficiências criadas.

Maior Produtividade e Otimização dos fluxos de trabalho

Identifique, analise e agilize processos e procedimentos diários. Por meio de funcionalidade Workflow sua cooperativa acelera a movimentação de documentos que antes era feita de forma manual em papel, identificando processos e procedimentos para mover documentos eletronicamente por todos os canais, garantindo a devida diligência e encaminhando documentos eletronicamente com eficiência.

Essa funcionalidade faz parte da gestão eletrônica de documentos e permite que as instituições financeiras distribuam responsabilidades específicas entre os responsáveis. Os funcionários recebem suas tarefas, obtêm acesso instantâneo aos arquivos e assumem sem interrupção suas funções, de forma automatizada e segura. Essa abordagem claramente fortalece o trabalho em equipe e aumenta a produtividade.

Trilhas de Auditoria Simplificadas

As auditorias internas e externas são procedimentos obrigatórios para as instituições financeiras. Seu objetivo é manter os relatórios financeiros, correspondências, demonstrações financeiras, solicitações de documentos internos e outras documentações vitais e permanecer em conformidade com as leis e regulamentos atuais. O software de gerenciamento de documentos certo torna esse processo muito mais rápido e fácil.

Agilidade na Assinatura de documentos e fechamento de contratos

Uma consideração importante para as cooperativas de crédito ao selecionar uma plataforma de gerenciamento de documentos baseada em nuvem é a capacidade da sua cooperativa de utilizar recursos de assinatura eletrônica e digital.

Isso não apenas torna mais fácil e conveniente obter empréstimos e outros documentos importantes assinados remotamente, mas também eleva a segurança desses documentos e dos dados confidenciais que eles contêm.

Transforme o gerenciamento de documentos da sua cooperativa de crédito

Os documentos financeiros que uma cooperativa gera diariamente contêm informações importantes e confidenciais sobre sua empresa e seus clientes. Seu sucesso contínuo depende de sua capacidade de organizar e gerenciar esses documentos com precisão, eficiência e segurança. Por causa disso, não basta qualquer software de gerenciamento de documentos.

O Grupo Gerenciar está a mais de 12 anos no mercado e possui expertise no gerenciamento de documentos de cooperativas de crédito. Contamos com o Sistema Gerenciar, uma plataforma com funcionalidades para a gestão completa de documentos e processos de negócio.

Digitalize seus documentos tornando a localização mais fácil e eficiente. Aprimore as operações automatizando processos de negócios com o módulo Workflow, encaminhando suas faturas, relatórios de despesas, solicitações de cheques para revisão ou aprovação, onde os documentos tramitarão por meio digital em todas as etapas do fluxo de trabalho. Assine seus documentos de maneira eletrônica ou digital por meio da ferramenta GSign, facilitando e gerenciando todas as etapas da assinatura dos documentos. Além disso, o Sistema Gerenciar pode ser integrado por meio de API para interagir com todos os sistemas de negócios que você usa na sua Cooperativa de Crédito hoje.

Nossas soluções podem ajudá-lo a melhorar a sua produtividade, poupar tempo, preservar os seus documentos, garantir mais segurança, otimizar seus processos e proporcionar uma experiência positiva aos seus cooperados. Além disso, o Sistema Gerenciar ainda conta com um módulo pensado exclusivamente para as necessidades de sua cooperativa de crédito, garantindo todos os benefícios citados acima.

Transforme a gestão de documentos e processos de negocio da sua cooperativa de crédito ou instituição financeira, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções.

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