Gerenciamento de documentos de Recursos Humanos: como pode ajudar sua empresa?

Os documentos constituem uma parte essencial da atividade diária de uma organização. Eles comprovam a execução das diferentes operações, formalizam processos e atividades, além de estabelecerem-se como referências de continuidade dentro da organização, especialmente nos departamentos que gerenciam o capital humano corporativo como o Recursos Humanos e o Departamento Pessoal.

Os departamentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal no modo geral, dentro de suas especificidades, lidam com diferentes tipos de documentos antes, durante e após o processo de integração de um colaborador. Esses departamentos são responsáveis por manter em seu acervo, contratos, dossiê dos colaboradores, avaliações de desempenho, formulários de benefícios, formulários legais, entre outros documentos em perfeita ordem.

Além disso, o volume de documentos que os departamentos de RH e DP lidam diariamente, tendem a aumentar ainda mais com as constantes mudanças nas condições de emprego ou até mesmo no nível de rotatividade dentro da empresa. Inclusive, os departamentos de RH e DP também precisa estar preparado para auditorias e vários requisitos de relatórios.

Todas essas responsabilidades sem o auxílio de uma estratégia de gerenciamento de documentos adequada dificultam o trabalho eficiente da equipe de gerenciamento de recursos humanos e departamento pessoal.

Desafios no gerenciamento de documentos para os departamentos de Recursos Humanos

A rotina de um departamento de recursos humanos e pessoal envolve o gerenciamento dos colaboradores de uma empresa, incluindo recrutamento, desligamento, treinamento e toda a documentação relacionada ao emprego.

Dentro dessas etapas o departamento realiza tarefas como seleção de currículos e inscrições, agendamento e condução de entrevistas, contratação e integração de funcionários, manutenção de arquivos de funcionários e supervisão das práticas justas de emprego e segurança no local de trabalho da empresa. Além disso, também organizam as políticas de benefícios da empresa, como seguro saúde e vida, contas de aposentadoria, folha de pagamento e férias.

Contudo, os departamentos de RH e DP vão muito além das etapas de contratação e demissão de funcionários, na verdade, um dos principais objetivos de um departamento de RH é garantir que a empresa obtenha o maior ROI (retorno sobre investimento) do quadro funcional.

Em outras palavras, o departamento de recursos humanos e o departamento pessoal protegem o interesse, a imagem e o sucesso da empresa em todos os ângulos possíveis, garantindo o cumprimento das leis, desempenhando funções administrativas e implementando as políticas da empresa da forma mais eficiente possível.

Em vista disso, os processos de gerenciamento de documentos para os departamentos de recursos humanos e departamento pessoal são extensos e demorados, já que a quantidade de informações coletadas, processadas e armazenadas nestes setores podem ser enormes, logo exigem atenção para evitar problemas como arquivos mal gerenciados ou perdidos.

Eliminar o tempo gasto na coleta, processamento, rastreamento e manuseio dos arquivos de RH e DP é fundamental para o perfeito funcionamento das atividades diárias dos mesmos.

Porque é importante fazer a organização e o gerenciamento de documentos do RH e do DP?

O empregador tem boas razões para manter, organizar e gerenciar os arquivos de pessoal – alguns legais e outros para fins de melhores práticas de emprego. A documentação é essencial para que o empregador tenha uma visão precisa do histórico de emprego de um funcionário.

Inclusive, os documentos de ambos departamentos em uma empresa podem fornecer prova escrita de discussões e acordos entre empregador e empregado, servem como referência e justificativa para as ações tomadas, como em caso de promoções ou aumentos salariais, podem ser usados em processos judiciais para justificar ações disciplinares e servem de evidências de conformidade com as diretrizes de emprego na organização.

Além de organizar esses registros para benefício da empresa, é necessário manter alguns registros após a saída de um funcionário, caso um futuro empregador ou outra organização precise revisar os documentos de pessoal. Os arquivos pessoais ajudam as empresas a se manterem organizadas e em conformidade com as leis.

Porém, garantir que todos os documentos de seus funcionários estejam em ordem é uma tarefa difícil por vários motivos: você precisa acompanhar todos os registros que chegam ao seu escritório de todos os funcionários, e isso pode incluir desde registros médicos até contratos de trabalho.

Sem contar que esses documentos devem estar sempre prontos para revisão e de fácil acesso pelo departamento de recursos humanos e departamento pessoal. Se houver apenas uma cópia de um arquivo, é mais um jogo de coordenação tentando levá-lo a todas as partes relevantes enquanto acompanha todos os seus movimentos. É exatamente por isso que o gerenciamento de documentos de recursos humanos e departamento pessoal são tão necessários.

Do mesmo modo, fazer a organização e o gerenciamento de documentos do RH e DP podem fornecer a sua empresa alguns benefícios significativos, como:

• Melhoria da produtividade da equipe de RH e DP;
• Redução do acumulo e do manuseio de papeladas que consomem tempo e energia adicionais;
• Garantia de conscientização e do cumprimento das políticas, pois os funcionários podem consultar diretamente o documento para se familiarizar com suas políticas de trabalho;
• Gerenciamento eficiente de todos os processos de recursos humanos e de departamento pessoal;
• Agiliza o processo de recrutamento;

Mas, como posso organizar e gerenciar os arquivos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal?

Em um escritório movimentado, tudo passa pelo departamento de RH e DP. Solicitações de férias, informações sobre benefícios, chamadas de recrutamento e folha de pagamento podem se acumular, deixando assim seu departamento de recursos humanos em estado caótico.

Imagine só quanto tempo e energia são gastos para organizar, armazenar, manter e proteger esses arquivos?

Por isso, é imprescindível a utilização de procedimentos e ferramentas adequadas para fazer uma organização e gerenciamento eficiente desses documentos e informações. Confira os principais:

Padronização de processos

Se sua organização ainda produz e utiliza registros em papel ou faz uso de práticas de gerenciamento de documentos de forma manual, principalmente quando se trata de arquivamento e organização de dados vitais como os registros de funcionários, é importante salientar que manter os processos consistentes, otimizados, geridos por tecnologias eficientes digitais são aspectos fundamentais para o sucesso do time de RH e DP, assim como de toda a instituição.

O primeiro passo para garantir a organização e o gerenciamento eficiente dos arquivos é a padronização dos processos, desde o uso de nomenclaturas (tipologia documental) precisas e padronizadas, até uma hierarquia organizacional lógica entre seus arquivos e pastas.

Além disso, é indispensável que sua empresa mantenha a abordagem uniforme para classificar e organizar seus dados. Isso ajuda a torná-los facilmente pesquisáveis e ajuda a evitar lacunas de informações, documentos extraviados, múltiplas cópias e erros de arquivamento.

Digitalização de documentos de RH

Os departamentos de RH e DP independentemente do tamanho da empresa, se beneficiam da conveniência dos registros digitais. A digitalização facilita o gerenciamento de documentos, combinando seus arquivos com o restante de suas informações eletrônicas, simplificando o acesso aos registros desejados.

A digitalização de documentos ​​permite que você encontre o que precisa de maneira mais rápida do que no caso dos registros em papel. Uma vez digitalizados e arquivados, todos os contratos de trabalho, por exemplo, ficam disponíveis para acesso instantâneo. Além disso, é possível que mais de um funcionário possa visualizar o mesmo arquivo, facilitando, ainda, a contratação de novos funcionários de forma simultânea à realização de outras tarefas colaborativas pelas equipes no uso compartilhado das informações.

Do mesmo modo, a digitalização de documentos simplifica os aspectos físicos da guarda de arquivos. Documentos em papel ocupam muito espaço para armazenamento. Com a digitalização de documentos, sua organização pode eliminar a necessidade de armazenamento de papel e economizar uma quantia significativa de recursos financeiros. Os locais que antes pertenciam aos seus armários lotados de arquivos, pode ceder espaço para atividades de aprimoramento de negócios. Você terá um ambiente espaçoso para novos equipamentos, móveis ou mesmo uma área mais ampla e agradável que adicione conforto, comodidade e inspire a criatividade dos colaboradores.

Sua empresa cresce e evolui sem aumentar o tamanho físico do seu sistema de arquivamento. Com a digitalização de documentos de recursos humanos e departamento pessoal, as empresas podem gastar menos tempo organizando ou arquivando materiais e empregar melhorias na produtividade da equipe.

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para RH

As informações do quadro de funcionários precisam ser mantidas em sigilo, por isso os profissionais de RH e DP são encarregados de manter essas informações seguras.

O uso de um sistema de gerenciamento de documentos apropriado para organizar arquivos oferece vantagens claras aos departamentos de Recursos Humanos e Pessoal. Toda organização precisa de um sistema de gerenciamento de documentos de pessoal confiável que ofereça benefícios alinhados com as necessidades do negócio.

O software de gerenciamento de documentos de RH é uma ferramenta composta por tecnologia, ferramentas e métodos específicos para lidar com documentos em uma empresa, de forma que propicie a captura, o gerenciamento, armazenamento, preservação, envio e exclusão de documentos.

A digitalização aliada a uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos garante o armazenamento seguro e a centralização dos arquivos, a organização, a localização assertiva dos documentos e também a facilidade de acesso de qualquer dispositivo a qualquer momento.

Além disso, a maioria dos softwares de gerenciamento eletrônico de arquivos de RH e DP inclui criptografia segura de arquivos e configurações de privacidade que permitem atribuir vários privilégios de acesso a usuários específicos e rastrear todas as atividades de arquivos.

Manter tudo separado (em termos de acesso seguro), porém organizado de forma eficiente, é muito mais fácil se você tiver uma ferramenta GED. Ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos significa obter a capacidade de manter os documentos e informações armazenados de forma agregada – uma vez que são armazenadas digitalmente – e ainda manter os documentos privados separados por meio de recursos de segurança eletrônica que permitem senhas e controles de acesso.

Você terá a disponibilidade, a eficiência e a praticidade associada aos documentos na realização de suas atividades, mantendo tudo em um só lugar, sem sacrificar a segurança e a confidencialidade. Seja para cálculos de benefícios, uma auditoria ou para responder a um questionamento relacionado à gestão de pessoas, ser capaz de encontrar rapidamente um registro eletrônico de funcionários é muito mais eficiente via ferramentas digitais de gestão documental do que em rotinas manuais baseadas no manuseio do papel.

Recurso de Assinatura Digital ou Eletrônica

Cada dia mais a tecnologia tem feito parte das rotinas administrativas das empresas, não seria diferente nos departamentos de recursos humanos e departamento pessoal, atualmente a carteira de trabalho, por exemplo, já possui sua versão eletrônica, substituindo sua versão física em papel, tornando o processo de contratação mais digital.

Uma solução de assinatura digital/eletrônica tem o poder de ajudar equipes de RH e DP a otimizarem seus processos internos, bem como, otimizar o processo de contratação de um novo funcionário.

Além disso, as assinaturas eletrônicas e digitais são juridicamente válidas, já que são vinculadas ao usuário por meio de endereço IP, confirmação por SMS, carimbo de data/hora da assinatura e até Certificado Digital. Esses métodos proporcionam autenticidade, integridade e rastreabilidade para os documentos.

O principal objetivo comum ao utilizar essa ferramenta é facilitar o relacionamento entre a empresa e seus colaboradores, ajudando as equipes de RH e os candidatos a economizarem tempo. Por exemplo, o colaborador pode assinar o contrato de trabalho e outros documentos relacionados ao processo de contratação e integração, como protocolo de entrega de uniforme, acordos de confidencialidade, recibos de vale-alimentação/vale-refeição, a qualquer hora e de qualquer lugar com acesso à internet.

Outro benefício do uso de assinaturas eletrônicas nos departamentos de Recursos Humanos é a redução de custos nos processos de contratação. Não se trata apenas de uma redução de tempo, mas também do número de etapas que a equipe de recursos humanos deve seguir para concluir o processo de contratação.

Além disso, algumas ferramentas de assinatura digital/eletrônica possuem recursos para envio de grandes volumes de documentos para recolhimento de assinaturas, como, por exemplo, assinatura de contracheques. Assim, sua empresa ganha tempo e eficiência.

Este recurso de assinatura digital e eletrônica pode ser encontrado em soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, o que potencializa ainda mais a organização e gestão dos arquivos de recursos humanos e departamento pessoal. E, no cenário atual, altamente competitivo, uma empresa que utiliza essa tecnologia pode se destacar das demais pela simplificação, produtividade e eficiência dos processos, qualidade na prestação dos serviços e da consequente satisfação dos clientes.

Workflow – Fluxo de Trabalho de Documentos Eletrônicos

O recurso de fluxo de trabalho (workflow) nas atividades de um departamento de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, permite a automatização e digitalização de processos recorrentes nestes departamentos.

Um fluxo de trabalho é um conjunto de etapas executadas em uma ordem sequencial, durante um período, que usa pessoas e sistemas para atingir um objetivo de maneira contínua. Com uma ferramenta workflow é possível automatizar determinadas ações dentro dos departamentos de RH e DP.

Documentos em papel e processamento manual são mais suscetíveis a erros humanos, atrasos, diminuição da produtividade e aumento de custos. Quando os documentos são gerenciados eletronicamente, os fluxos de trabalho são mais transparentes e avançam em um ritmo mais acelerado, aumentando a produtividade e ajudando a equipe a fazer a transição para procedimentos de trabalho mais enxutos e com menos papel.

A solução de fluxo de trabalho nos departamentos de RH e DP otimiza as tarefas diárias como, aprovação de folha de pagamento, solicitação de férias, aviso de férias, aprovação de procedimento de contratação de novos colaboradores, entre outros processos recorrentes dos departamentos.

Além disso, existem ferramentas de fluxos de trabalho onde é possível a integração com assinatura digital e eletrônica, tornando possível o recolhimento de assinaturas durantes as etapas do fluxo de trabalho da equipe, inclusive onde os documentos assinados já são arquivados de maneira segura e automática.

Gerencie melhor os documentos do seu departamento de recursos humanos

O Grupo Gerenciar é especialista no gerenciamento de documentos e processos de negócios, e conhece as dificuldades que um departamento de Recursos Humanos e Departamento Pessoal podem enfrentar na organização dos documentos. Por isso, oferece soluções de organização e gestão documental, bem como o Sistema Gerenciar, uma solução completa com todas as ferramentas aqui apresentadas.

Por meio do Sistema Gerenciar todos os seus arquivos serão armazenados em uma única solução fácil de usar, com funcionalidades de digitalização de documentos, gerenciamento de arquivos, ferramenta workflow para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe de RH, assinatura digital e eletrônica onde é possível enviar grandes quantidades de documentos para assinatura, armazenamento seguro e possibilidade de integração com outras ferramentas via API.

Garanta ao seu departamento mais eficiência, maior produtividade, rapidez no acesso às informações, redução de custos com papel e armazenamento físico e melhor segurança dos dados confidenciais de seus colaboradores. Concentre-se em encontrar e desenvolver os melhores talentos, não em processar papelada.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e saiba como nossas soluções podem ajudar a sua empresa.

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