Gestão de documentos administrativos: como sua empresa pode fazê-la corretamente

Todos os dias, empresas e organizações produzem e manuseiam grandes quantidades de documentos que contêm informações críticas sobre as operações administrativas de seus negócios. Logo, na medida em que seus negócios se tornam bem-sucedidos, suas equipes crescem e suas empresas produzem e acumulam cada vez mais arquivos físicos (em papel).

Toda empresa precisa gerenciar de forma adequada os documentos que produz, e torná-los organizados e acessíveis aos funcionários sempre que eles precisarem.

A área administrativa de qualquer empresa abrange funções e responsabilidades vitais para as operações do negócio. Ela atua como os pilares de sustentação para suas organizações. A documentação formal das tarefas críticas executadas ou gerenciadas garantirá o bom andamento dos processos de negócios.

Por isso, a adoção das melhores práticas de gerenciamento de documentos é essencial para qualquer empresa que queira melhorar a eficiência de seus funcionários, otimizar a organização de seus registros, e garantir o acesso às informações em tempo hábil nas rotinas de trabalho.

Por que o gerenciamento de documentos administrativos é importante?

A gestão eficaz de documentos administrativos é um processo que ajuda empresas e organizações a serem mais produtivas e organizadas. Ela garante que os registros sejam armazenados corretamente e localizados com facilidade sempre que for necessário, e ainda permite que os arquivos não mais utilizados nas atividades da organização sejam descartados corretamente de acordo às diretrizes legais e às políticas da empresa.

Além disso, o gerenciamento de documentos administrativos também ajuda a sua empresa a estar em conformidade com a legislação, protegendo sua equipe e negócios por meio do fornecimento de evidências caso surjam questões legais.

Tudo isso reduz custos e ineficiências, pois em vez de acumular documentos desnecessariamente sem o devido controle, você pode destruí-los de forma legal e racional, liberando espaço em seu escritório.

Principais soluções para auxiliar na gestão dos documentos administrativos

Fazer o correto gerenciamento dos documentos administrativos, eliminar os custos desnecessários e simplificar os processos documentais dentro do escritório é essencial para garantir o bom andamento de todos os processos e garantir o cumprimento efetivo dos procedimentos da empresa. Para isso é fundamental contar com soluções e tecnologias eficientes. Confira algumas que podem te ajudar nessa jornada:

• Estabeleça procedimentos eficientes

A organização, armazenamento de documentos, manutenção de arquivos físicos ou digitais e a gestão das informações são demandas que devem ser planejadas.

Um gerenciamento assertivo passa por uma série de boas práticas administrativas, que cooperam para o sucesso do negócio. Neste sentido, a organização dos documentos da empresa assume um papel significativo, embora muitas vezes ainda seja um processo ao qual não é dado a devida atenção.

Por isso, é essencial que a sua empresa invista na criação de rotinas e procedimentos para arquivar e gerenciar o acervo documental corretamente. É importante estabelecer uma equipe responsável, definir métodos para arquivamento claros, classificando os documentos e estabelecer os prazos de guarda e a destinação final dos mesmos.

Uma ótima dica para o sucesso no estabelecimento dos métodos citados anteriormente é poder contar com o apoio de um arquivista no time profissional da sua empresa, seja por meio de contratação ou consultoria, ou no mínimo capacitar os responsáveis pela gestão do acervo com conhecimentos sobre as práticas arquivísticas que inclui a adoção de instrumentos como o Plano de Classificação Documental (PCD) e a Tabela de Temporalidade Documental (TTD).

Ao estabelecer os critérios de arquivamento, é preciso analisar por exemplo, o volume de informações a serem mantidas, quais devem ser descartadas e qual melhor prática se adequará às necessidades de consulta.

Do mesmo modo, é indispensável estabelecer políticas de gestão documental, que inclui a adoção de padrões para o manuseio dos documentos, determinando quais podem ser acessados e quais devem ser tratados como sigilosos, bem como estabelecer controles para rastrear a localização dos registros.

A aplicação dessas metodologias e procedimentos favorecerá de forma consistente todos os próximos passos do processo de gerenciamento de documentos administrativos dentro da sua empresa.

• Digitalização dos documentos administrativos

O acúmulo descontrolado de papel é uma “dor de cabeça” constante nos escritórios. Documentos em papel ocupam grandes espaços, podem ser perdidos ou rasurados, além disso, atrasam o seu negócio e tornam o seu trabalho mais difícil. A digitalização alivia a carga administrativa e os riscos do manuseio de papel para acessar as informações.

A digitalização é o processo através do qual os documentos físicos são representados e acessados em ambiente digital. O principal objetivo de converter e substituir o uso dos documentos físicos em digitais é facilitar o armazenamento, a busca e a recuperação de suas informações.

Qualquer documento crítico para os negócios pode ser digitalizado e posteriormente armazenado em um sistema de arquivamento eletrônico. Isso ajuda a alcançar a conformidade e também ajuda a controlar o acesso.

Além disso, o processo de digitalização dos documentos administrativos torna-se o pontapé inicial para a transformação digital da empresa, garantindo inúmeros benefícios. Por meio do processo de digitalização de documentos administrativos seu escritório pode se tornar mais digital e adotar o conceito paperless (sem papel) em sua rotina.

Contudo, para que esta substituição do documento físico pelo digital alcance a conformidade legal e efetiva de acordo com a legislação brasileira, é necessário que no processo de digitalização siga-se os requisitos mínimos estabelecidos pelo Decreto 10.278/2020. Porém em relação aos documentos que já são produzidos digitalmente (conhecidos como nato digitais) e que rotineiramente são impressos nas rotinas administrativas, estes dispensam o uso do papel, visto que a versão impressa destes, legalmente não passam de meras cópias que podem ser descartadas, desde que se mantenha acessível o original (digital).

• Assinaturas Eletrônicas

Assinaturas Eletrônicas são versões digitais de assinaturas. Uma assinatura eletrônica autentica documentos digitais como as assinaturas manuscritas fazem aos documentos em papel.

As Assinaturas Eletrônicas são usadas para identificar usuários e proteger informações confidenciais. Elas aumentam a qualidade e a transparência das interações online, ao mesmo tempo em que cria confiança entre fornecedores, clientes e partes interessadas.

Os benefícios vão desde a economia nos custos com armazenamento, aceleração dos processos administrativos e minimização de erros, até a otimização do fluxo de trabalho.

O uso das assinaturas eletrônicas e digitais nas instituições públicas e privadas são regulamentadas pela Lei 14.063/2020. Além disso o uso dessas tecnologias são parte dos requisitos legais para substituição dos documentos digitalizados em detrimento dos documentos físicos (em papel) nas instituições.

• Fluxo de Trabalho Digital – Workflow

O trâmite de documentos em papel nas rotinas de trabalho gera inúmeros desafios, desde a necessidade de separação dos arquivos específicos necessários para execução de determinada atividade, até o controle e rastreamento do envio, execução, inserção de anexos, parecer e aprovação dos registros e arquivamento.

Um fluxo de trabalho é uma sucessão de tarefas em que os documentos, informações ou quaisquer outros dados são envolvidos e tratados em um processo de negócios, que sempre requer pelo menos duas pessoas.

Esses fluxos de trabalho ocorrem naturalmente em todos os seus departamentos, independentemente do setor de sua empresa, e dizem respeito principalmente aos processos de aprovação de documentos.

Fluxos de trabalho de aprovação, por exemplo, quando são feitos manualmente e dependem de documentos em papel exigem muito esforço e tempo. Assim, acaba gerando custos operacionais significativos e estresse desnecessário.

A implementação de uma ferramenta workflow no gerenciamento eletrônico de documentos é a forma mais simples de evitar problemas e liberar o potencial da transformação digital, já que os processos percorrem em ambiente digital, trazendo inúmeros benefícios como economia e aumento da produtividade da equipe e desempenho positivo dos negócios.

• Gerenciamento Eletrônico de Documentos Administrativos

O gerenciamento de eletrônico de documentos é um ativo vital para a função administrativa de qualquer empresa, seja ela grande ou pequena. Um sistema de gerenciamento de documentos é um programa que automatiza o armazenamento e o gerenciamento de documentos e arquivos.

O principal objetivo do software de gerenciamento de documentos digitais é tornar possível e prático à sua equipe a digitalização dos documentos impressos o mais rápido possível e sem complicações.

Uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos administrativos pode englobar ferramentas integradas de digitalização de documentos, fluxo de trabalho digital, assinatura eletrônica / digital, e trilha de registros, possibilitando a gestão e a organização de arquivos de forma eficiente e centralizada. Tudo isso possibilita à sua empresa um ambiente de escritório verdadeiramente sem papel.

Um dos principais efeitos da utilização deste software é a redução do custo de gerenciamento de documentos administrativos na empresa ou organização. Outros benefícios que podemos citar é o melhor compartilhamento de informações dentro e fora da organização, bem como a melhora na eficiência dos processos de negócios, aproveitando os documentos necessários com agilidade.

Benefícios de uma ferramenta de gestão de documentos administrativos

Como já citamos, executar uma estratégia com as tecnologias certas de gestão de documentos administrativos na sua empresa pode gerar inúmeros benefícios, trouxemos aqui os principais:

• Organização e centralização dos documentos;
• Armazenamento seguro e correto;
• Rastreabilidade e rapidez na localização de arquivos;
• Compartilhamento simultâneo de arquivos e colaboração de equipes;
• Acesso às informações a qualquer hora e de qualquer local (exemplo: expediente em viagens e em home office);
• Configuração do acesso aos documentos digitais dados aos usuários, de acordo com atribuições e níveis de permissão;
• Facilita a preparação para uma auditoria;
• Reduz a papelada no escritório;
• Economia de recursos com armazenamento e insumos para impressão e arquivamento;

Garanta a melhor gestão dos documentos administrativos para sua empresa

Lidar com documentos não é uma tarefa fácil, mas com a estratégia certa sua empresa pode potencializar os processos da equipe e se tornar mais produtiva e competitiva no mercado. Por isso, o Grupo Gerenciar como especialista no processo de gestão de documentos desenvolveu o Sistema Gerenciar, um sistema próprio, com tecnologias avançadas.

O Sistema Gerenciar é um software que viabiliza a gestão de documentos administrativos, pois conta com ferramentas integradas como digitalização de documentos, fluxo de trabalho digital – workflow, ferramenta GSign para assinatura digital e eletrônica de arquivos, além de fazer integrações com outras soluções por meio de API.

Transformar a gestão de documentos da sua empresa não precisa ser uma tarefa difícil, tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e saiba como as nossas soluções podem ajudar a sua empresa.

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• Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos para a digitalização de documentos
• Serviço de Digitalização de Documentos: o passo para a transformação digital
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