Fluxo de trabalho digital: como tornar os processos da sua empresa mais eficientes?

Os fluxos de trabalho estão presentes em todas as áreas e níveis hierárquicos de uma empresa. Em cada setor, em cada departamento, em cada tarefa realizada, os processos estão presentes, guiando as ações, definindo as etapas a serem seguidas e garantindo a harmonia entre as diferentes áreas.

Durante muito tempo, as organizações dependiam de processos manuais e burocráticos para gerenciar suas tarefas e documentos. O tempo gasto na impressão, transporte, coleta de assinaturas, arquivamento e na busca por papéis era uma dor de cabeça constante.

Com o avanço da tecnologia, especialmente na era digital, e a crescente necessidade de agilidade nos negócios, os fluxos de trabalho digitais surgiram como a resposta para esses desafios. Surgiram sistemas integrados, softwares de gestão e otimização de tarefas, proporcionando as empresas uma maior eficiência nas operações empresariais.

Imagine agora o poder de ter todas as informações ao alcance de suas mãos, em qualquer lugar e a qualquer momento. A implementação de fluxos de trabalho digitais proporciona inúmeros benefícios para as atividades e para os negócios de modo geral. Ao substituir os processos manuais e baseados em papel por fluxos digitais, as empresas podem experimentar uma série de vantagens.

Se você visa alcançar maior eficiência e agilidade na gestão de documentos da sua empresa, os fluxos de trabalho digitais são recursos revolucionários que você não pode simplesmente ignorar. Neste artigo, vamos explorar em detalhes como os fluxos de trabalho digitais funcionam e como eles podem transformar a maneira como sua empresa lida com seus documentos.

O que é um fluxo de trabalho digital e quais os benefícios?

Um fluxo de trabalho é, basicamente, um conjunto de etapas organizadas e interconectadas que visam alcançar um objetivo específico. Em uma empresa ele define a maneira como as informações, atividades e documentos fluem entre as pessoas e departamentos, estabelecendo uma estrutura clara para a execução das tarefas.

O objetivo de um fluxo de trabalho é otimizar e agilizar as operações, garantindo que as tarefas sejam concluídas de maneira eficiente, dentro do prazo e com a qualidade desejada. Cada etapa do fluxo de trabalho geralmente tem um conjunto de ações ou decisões a serem tomadas, e o progresso de uma etapa para outra depende da conclusão bem-sucedida das etapas anteriores.

Os fluxos de trabalho podem ser simples ou complexos, dependendo da natureza do processo que está sendo gerenciado. Com a rotatividade de funcionários, a intensa necessidade de troca de interações e informações e o crescimento dos negócios, executar fluxos de trabalhos de forma manual pode facilmente resultar em erros e gargalos que afetam diretamente a eficiência e o desempenho da empresa.

Os erros e gargalos nos fluxos de trabalho podem se manifestar de várias formas. Podem ser resultado de processos mal definidos, falta de comunicação clara e até mesmo etapas de trabalho redundantes. Esses problemas podem levar a atrasos, retrabalhos, desperdício de tempo, recursos e insatisfação dos clientes.

Realizar o mapeamento e a implantação de uma ferramenta de fluxos de trabalho digitais (workflow) são estratégias modernas para solucionar velhos problemas na gestão dos processos de uma empresa. Com eles, você pode otimizar tarefas repetitivas ou desatualizadas, e ainda eliminar a papelada, obtendo o controle total sobre suas atividades, liberando recursos e aumentando a produtividade dos colaboradores. Com apenas alguns cliques, é possível encaminhar documentos para aprovação, acompanhar o progresso das tarefas e colaborar de forma eficiente com sua equipe.

Em vez de depender de processos manuais baseados em papel, onde os documentos são fisicamente movidos de uma pessoa para outra para revisão e aprovação, correndo risco de erros, extravios e atrasos, os fluxos de trabalho digitais permitem que os documentos sejam enviados eletronicamente, com cada etapa do processo bem definida, garantindo rastreio das informações e a segurança dos dados.

Nesse contexto, os fluxos de trabalho digitais podem ser configurados, por exemplo, em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), onde os documentos são enviados automaticamente para as pessoas certas, em sequência, para revisão e/ou aprovação. Cada etapa do processo pode ser monitorada e controlada, e as notificações podem ser enviadas para alertar os responsáveis sobre as tarefas pendentes.

Quais as melhores práticas para implementar um fluxo de trabalho digital com sucesso em sua empresa?

Implementar o fluxo de trabalho digital nas rotinas da empresa é um passo importante rumo à eficiência e transformação digital dos processos documentais. Para fazer isso de forma bem-sucedida em uma empresa é necessário fazer um planejamento cuidadoso apoiando-se nas melhores práticas, e para isso é essencial seguir algumas etapas-chave:

• Mapeie e analise os processos existentes: antes de implementar qualquer fluxo de trabalho digital, é importante compreender completamente os processos existentes. Mapeie os processos documentais existentes e desenhe um fluxo de trabalho digital, definindo as etapas, os responsáveis por cada etapa e as condições para avançar para a próxima etapa.
• Escolha a ferramenta certa: pesquise e selecione uma ferramenta Workflow que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Certifique-se de que a ferramenta ofereça recursos adequados para criar, acompanhar e controlar fluxos de trabalho digitais.
• Treine e envolva a equipe: capacite a equipe para utilizar a ferramenta e entender o novo fluxo de trabalho digital. Forneça treinamento adequado, compartilhe as melhores práticas e esteja disponível para esclarecer dúvidas. Certifique-se de que todos entendam os benefícios e a importância da mudança.
• Realize testes e ajustes: antes de implementar completamente o fluxo de trabalho digital em toda a empresa, realize testes em escala reduzida. Isso permitirá identificar possíveis problemas, fazer ajustes e garantir que o fluxo de trabalho esteja funcionando conforme o esperado antes de expandir para toda a empresa.
• Monitore e aprimore: após a implementação do fluxo de trabalho digital, monitore regularmente o desempenho e os resultados alcançados. Acompanhar o progresso ajudará a identificar áreas de melhoria contínua e a maximizar os benefícios do fluxo de trabalho digital.

Lembre-se de que a implementação do fluxo de trabalho digital é um processo contínuo e requer comprometimento, planejamento adequado e envolvimento de toda a equipe. À medida que a empresa evolui, novas necessidades podem surgir, e é importante estar aberto a melhorias e atualizações para manter a eficiência e aprimorar a gestão documental.

Exemplos de fluxos de trabalho digital de documentos dentro da empresa

Os fluxos de trabalho digitais oferecem inúmeras possibilidades para simplificar e agilizar as tarefas empresariais, permitindo que as organizações ganhem vantagem competitiva e se destaquem em seus setores. Confira alguns exemplos de fluxos de trabalho digitais que podem ser implementados nas empresas:

• Fluxo de aprovação de documentos: simplifique o processo de aprovação de documentos, eliminando a necessidade de impressão e transporte físico. Os documentos podem ser enviados de forma eletrônica para as partes envolvidas, independentemente da localização geográfica em que se encontrem, permitindo uma revisão e aprovação mais ágil.
• Fluxos de solicitações: automatize o processo para gerenciar solicitações internas ou externas. Isso pode incluir solicitações de serviços, pedidos de compra, reembolsos, entre outros. Dessa maneira as solicitações serão enviadas automaticamente para as pessoas responsáveis pelo processamento e aprovação.
• Fluxo de atendimento ao cliente: gerencie o fluxo de trabalho digital para o atendimento ao cliente, centralizando a recepção de solicitações, o registro de chamados, a atribuição de responsabilidades, o acompanhamento do progresso e a resolução eficiente de problemas. Isso melhora a experiência do cliente e a eficiência da equipe de atendimento.
• Fluxos de rotinas do departamento pessoal: simplifique a rotina do departamento pessoal, crie fluxos para envio de folha de pagamento, solicitação de férias, assinatura de registro de ponto, processo de admissão, entre outros.
• Fluxo de gestão de contratos: desenvolva um fluxo de trabalho digital para o gerenciamento de contratos, desde o envio, revisão, aprovação até a solicitação de assinatura eletrônica. Isso agiliza o processo de negociação, reduzindo erros, eliminando custos com impressão e transporte e aumentando a visibilidade e aprovação de contratos.

Esses são apenas alguns exemplos de fluxos de trabalho digitais que podem ser implementados nas empresas. Cada organização terá suas necessidades específicas, e é importante adaptar esses fluxos de trabalho de acordo com os processos e objetivos da empresa.

O uso de ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos e automação de fluxo de trabalho pode trazer diversos benefícios, como maior produtividade, redução de erros, agilidade nos processos e melhoria na colaboração entre os membros da equipe, além de impulsionar o crescimento do seu negócio.

Transforme os processos de trabalho da sua empresa com o Workflow Gerenciar

Transformar a rotina de trabalho de uma empresa e torná-la mais digital e eficiente é possível por meio dos fluxos de trabalho digitais. Essa solução permite automatizar processos, agilizar tarefas e promover uma colaboração mais efetiva entre os membros da equipe. Imagine simplificar fluxos de aprovação, gerenciar projetos de forma integrada e ter uma visão completa das etapas do processo, tudo isso em um ambiente digital centralizado.

Pensando nisso, o Grupo Gerenciar criou a ferramenta Workflow, uma solução integrada ao Sistema Gerenciar, onde é possível criar fluxos de trabalho digitais de acordo com as necessidades da sua empresa.

Com o Workflow, você pode enviar documentos para as pessoas certas no momento certo, agilizando o processo de aprovação e evitando atrasos. Onde é possível definir etapas, prazos e responsáveis, garantindo que cada tarefa seja executada de forma eficiente.

Além disso, o Workflow Gerenciar oferece recursos avançados, como a possibilidade de coleta de assinaturas digitais e eletrônicas, notificações automáticas por e-mail, histórico de atividades – bem como o armazenamento e rastreio das informações enviadas e integração com outras ferramentas. Isso proporciona uma visão completa do fluxo de trabalho, permitindo monitorar o progresso, identificar gargalos e tomar decisões estratégicas com base em dados atualizados.

Com a solução Workflow do Grupo Gerenciar, sua empresa pode simplificar processos, aumentar a produtividade e garantir a conformidade com as políticas internas. Não perca mais tempo com processos manuais e burocráticos. Entre em contato conosco agora mesmo, agende uma demonstração e veja na prática como nossas soluções podem impulsionar o crescimento e o sucesso da sua empresa.