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Guia Completo Para Uma Boa Consultoria Arquivística

Guia Completo Para Uma Boa Consultoria Arquivística
09 abr 2020
Arquivamento
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O gerenciamento de informações e documentos é uma das coisas mais importantes para que uma empresa tenha melhores resultados. Pensando nisso, a consultoria arquivística acaba se tornando um ponto fundamental para o sucesso.

A escolha de um bom método de gerenciamento é o ponto de partida. Ele precisa ser organizado e coerente com as demandas da empresa. Caso contrário, o método se tornará mais um fardo do que uma solução.

Uma boa consultoria arquivística consegue definir muito bem qual método deve ser utilizado. Através de um verdadeiro raio-x da condição documental da empresa será possível entender quais estratégias podem ser aplicadas.

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Guia Completo Para Uma Boa Consultoria Arquivística

Como É Realizada Uma Consultoria Arquivística?

Várias etapas compõem uma boa consultoria arquivística. A primeira delas é a identificação da situação atual. Esse será o ponto de partida para compreender o que pode ser feito e o que precisa ser melhorado na empresa com relação aos arquivos.

Então, o consultor deverá entender qual é a atividade prestada pela empresa e quais são as formas de armazenamento de todos os documentos, recibos, comprovantes e afins.

A partir daí será possível criar um modelo de organização que faça sentido para aquele ambiente, que tenha relevância para a rotina e a demanda de trabalho daquela empresa.

Por isso a consultoria arquivística atua de maneira muito particular, propondo soluções que são cabíveis para a empresa de maneira particular, e não modelos pré-estabelecidos que são replicados.

Quando Começar A Fazer Uma Consultoria?

Pode ser que você esteja se perguntando: qual é a hora certa de contratar um serviço de consultoria arquivística?

A resposta para essa pergunta é simples: o quanto antes. Na verdade, pense que quanto maior for o acúmulo de documentos não geridos de maneira correta, mais trabalhoso será resolver o problema.

E como bem sabemos a pilha de documentos de uma empresa cresce a cada dia. Sendo assim, a consultoria arquivística deve ser uma prioridade para que a sua empresa comece a desfrutar quanto antes dos benefícios.

  • Criação de padrões:

Uma vez que as demandas sejam identificadas e listadas será necessário criar padrões para arquivamento das informações. Com isso você evita que novamente os documentos sejam acumulados sem uma gestão adequada!

A criação de padrões tornará a rotina mais organizada e mais prática, uma vez que todos os profissionais envolvidos com o manuseio dos documentos saberão exatamente o que fazer para manter a ordem.

Benefícios Que Uma Consultoria Arquivística Pode Trazer

Todos nós precisamos de documentos em algum momento. E quando estamos falando de uma empresa isso é ainda mais intenso, pois, geralmente os documentos são usados para tomadas de decisões.

O que uma consultoria arquivística propõe é justamente que você organize e arquive corretamente esses documentos, de modo que eles se mantenham seguros e possam ser facilmente acessados quando necessário.

  • Otimização Da Rotina:

Um documento perdido ou extraviado pode ser o suficiente para tomar tempo – e consequentemente dinheiro – de uma empresa. Com uma consultoria arquivística de qualidade e uma boa estratégia de organização esse problema está solucionado.

Grupo Gerenciar – As Soluções Que Você Precisa Em Consultoria Arquivística

Agora que você já entendeu quais são os benefícios e as vantagens de uma boa consultoria, chegou a hora de falarmos sobre a importância de contratar uma empresa experiente para fazer isso.

O Grupo Gerenciar traz soluções tecnológicas para o gerenciamento de arquivos e documentos, e também presta consultoria arquivística.

Além disso, o grupo trabalha especificamente com o conceito de diminuição de gasto com arquivos em papel, propondo a digitalização como uma solução acessível, moderna e muito eficiente para organização e arquivamento.

A consultoria arquivística acaba por se tornar um importante diferencial competitivo. Descubra como isso pode ajudar a sua empresa a crescer mais ainda no mercado.

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