Por Que Implementar Controle De Documentos Na Sua Empresa?

Muitos empresários novos no ramo, ainda não sabem da importância do controle de documentos de sua empresa, que são gerados quase que diariamente, e muitas vezes descartados ou desorganizados.

Até mesmo empresários de grandes empresas mais antigas no mercado, cometem esse erro, que compromete a gestão geral da empresa, e pode até mesmo vir a causar alguns prejuízos, inclusive judiciais.

Por isso, nesse artigo, nós vamos te explicar o porquê da importante do controle de documentos, e como implementá-lo em sua empresa. E para te ajudar mais ainda, vamos também te dar algumas dicas das mais novas tecnologias voltadas a controle de documentos.

 

O que é o controle de documentos?

Primeiramente, é importante conhecermos um pouco sobre o que é o controle de documentos, já que muitos empresários não o fazem por primordialmente não saber o que ele é.

O controle de documentos é uma prática que tem como finalidade facilitar a gestão de documentos de uma empresa, seja ela micro ou grande. Segundo a legislação de nosso País, por exemplo, toda empresa com CNPJ que emite notas fiscais, deve guardar as mesmas por no mínimo 5 anos após a emissão.

Conforme as empresas vão crescendo e esse volume de documentos aumenta drasticamente, começa a se tornar um problema, e gerar um alto custo, como local para armazenamento dos mesmo, papel, impressora, e até mesmo a mão de obra de quem vai cuidar de toda essa papelada.

Porém, com as novas tecnologias disponíveis no mercado, agora é possível digitalizar essa documentação, e acessá-la através de um software online. Vamos ver como funciona?

A tecnologia de controle de documentos.

Como vimos acima, o controle de documentos de sua empresa é fundamental para o gerenciamento de arquivos muito importantes, como notas fiscais, holerites de funcionários e etc.  Porém, se não feito da melhor forma, pode acabar causando um prejuízo desnecessário.

A empresa especializada na digitalização de documentos, e líder no mercado, O grupo gerenciar presta esse tipo de serviço, e pode te ajudar nesse processo de mudança em sua empresa.

Funciona da seguinte maneira: Todos os documentos hoje existentes em sua empresa, serão digitalizados e armazenados em um software que você acessa online, por um navegador. Esse software inteligente funciona como uma nuvem, que armazena essas informações e só permite acesso a pessoas autorizadas.

Vale a pena?

Se você ainda tem dúvidas de que o controle de documentos pode ajudar a sua empresa, vamos ver algumas das vantagens de implementar essa técnica tão importante:

• Organização A organização é necessária para que uma empresa funcione adequadamente. A falta de organização relacionada ao controle de documentos pode gerar sérios problemas, inclusive judicialmente. Imagina só o prejuízo?
• EficiênciaQuando você faz corretamente o controle de documentos, a eficiência de sua empresa melhora. Quando você precisa localizar um documento específico e não sabe onde está, isso demanda um tempo e uma mão de obra maior, e consequentemente um custo desnecessário.

Custo benefício

Se você optar por fazer o controle digitalizados, os custos de sua empresa vão cair drasticamente, assim como a agilidade e eficiência vão melhorar. Muitos têm uma resistência com tecnologias, porém as empresas eu não evoluem com ela, acabam ficando para trás.

Agora que você já sabe os benefícios do gerenciamento de documentos, e quer implementar o controle, peça um orçamento e se surpreenda com os resultados!