Digitalização e GED – Gestão Eletrônica de Documentos: a combinação ideal para a sua empresa

 

Muitas empresas, ao longo do seu desenvolvimento, produzem um crescente volume de informações e documentos importantes que passam a circular dentro das repartições gerando assim uma demanda contínua por ordenamento, controle e segurança de seu patrimônio documental. Independentemente do porte da sua empresa, torna-se indispensável uma boa organização do seu acervo.

Para reduzir essa vulnerabilidade, foram desenvolvidas tecnologias que facilitam a organização das informações de maneira mais fácil, como é o caso da digitalização de documentos, que realiza a conversão do formato impresso para o digital.

O que é digitalização de documentos?

Digitalização é o processo pelo qual uma imagem é transformada em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens. De uma forma mais simples, a digitalização é o processo de transformação de um arquivo físico em imagem digital, oferecendo desta forma eficiência no acesso e a disseminação das informações com a visualização instantânea das imagens de documentos.

A digitalização de documentos traz inúmeros benefícios para a organização das empresas, fazendo toda a diferença na hora de otimizar o tempo e aumentar a produtividade do seu negócio, uma vez que torna possível pesquisar e encontrar documentos de uma forma ágil, além de manter o acervo original protegidos de extravios ou danos irreversíveis.

Porém, quando seu volume é alto, apenas digitalizá-los pode significar transferir a desorganização do meio físico para o digital, além disso há a necessidade de computadores seguros que garantam a integridade desses documentos e ao mesmo tempo permitem o pronto acesso pelas empresas. Por isso, é importante que a digitalização de documentos esteja acompanhada por ferramentas específicas como o GED, com metodologias e boas práticas de implementação, para que as informações sejam controladas de forma eficiente e segura.

A digitalização de documentos combinada a ferramenta GED, torna-se uma poderosa solução

Aliar a digitalização de documentos a um software GED pode impulsionar ainda mais os resultados dentro da sua empresa. O GED – Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, trata-se de um conjunto de tecnologias que possibilita capturar, administrar, guardar, preservar e entregar documentos e informações relacionados com os processos organizacionais de uma maneira moderna, simples, segura e eficiente para fazer o armazenamento dos documentos.

Entre os principais benefícios desta solução estão a precisão e rapidez na localização de documentos, redução de custos com impressões e copias desnecessárias, aumento de espaço físico para seu negócio, ganho de produtividade, acessibilidade e mobilidade corporativa proveniente dos dados em nuvem e a automatização de processos documentais.

Solução ideal GED Gerenciar

O software GED desenvolvido pelo Grupo Gerenciar conta com todos os benefícios citados acima, possibilitando a digitalização de documentos através do próprio sistema, criando padrões de organização associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente qualquer documento. Além dos campos de pesquisa normalmente utilizados como, data do documento, tipo documental e departamento, no GED Gerenciar podem ser adicionados muitos outros, como nome que o fornecedor trata o documento, número de contrato, registro e outros, facilitando a localização e o acesso às informações.

O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Gerenciar permite também o usuário no processo de digitalização, iniciar fluxos de trabalho através da ferramenta Workflow, na qual o documento poderá ser transmitido aos diversos setores da sua empresa. Também há a possibilidade de restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões distintas para cada usuário a um determinado tipo de documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam ou que lhe forem permitidos, também, atualizar um documento.

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