A digitalização de arquivos tem se tornado prática cada vez mais frequente nas empresas, uma vez que proporciona inúmeras facilidades na rotina e na organização dos documentos. O processo de digitalização de documentos proporciona a otimização do tempo para as instituições que necessitam trabalhar com o apoio de documentações frequentemente, como consultórios médicos, por exemplo. Porém, muitas empresas ainda possuem certo receio em converter seus arquivos no formato digital, por conta dos riscos de hackers invadirem o sistema ou até mesmo alguma pane inesperada, preferindo desta forma, manter seus arquivos em formato físico......
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Realizar a gestão das notas fiscais em sua empresa é um fator determinante para que se possa evitar muitos problemas e transtornos. Essa gestão deve englobar tanto as notas de entradas, quanto as de saídas. Por isso, é importante saber quais erros devem ser evitados na gestão de notas fiscais e, desse modo, ter mais tranquilidade e produtividade. Veja, neste artigo, quais são os erros mais cometidos e como evitá-los! Achar que a DANFE é o documento fiscal É muito comum as pessoas acharem que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)......
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A gestão de documentos em uma empresa é sempre um processo que demanda muita atenção. Tanto mais quando falamos de elementos que têm valor de registro e comprovação de atividades financeiras. A nota fiscal é um bom exemplo disso. O grande volume e a necessidade de organização constante, no entanto, tendem a tornar o gerenciamento de notas fiscais burocrático. Com isso o processo é tido por muitos empreendedores como algo maçante e que toma muito do seu tempo. Um recurso que atenua muito esta situação é a nota fiscal eletrônica (NF-e). Afinal, o......
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No trabalho diário de uma empresa são produzidas grandes quantidades de documentos, que devem ser geridos de acordo com o ciclo vital, do momento da produção até sua destinação final. O ciclo de vida dos documentos possui três idades. Três idades do arquivo A gestão de documentos conta com procedimentos bem definidos para todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, que envolve as idades do arquivo, sendo elas: corrente, intermediária e permanente. A frequência de uso e seu valor são considerados na hora de definir em qual idade está o documento.......
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As atividades diárias de uma empresa, independentemente do seu ramo de atuação, necessitam da manipulação e gerenciamento de muitas informações, de modo que, na maioria das situações, a cada tarefa são criados novos documentos. Nesse contexto surge o questionamento da importância de realizar a gestão de arquivos para melhorar a performance das tarefas. Se esse é o seu questionamento, você está no lugar certo! Nós do Grupo Gerenciar preparamos este artigo que vai lhe ajudar a entender os motivos de adotar essa prática. Organização A organização é um dos principais pilares do gerenciamento......
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Estabelecer uma rotina de excelência é imprescindível para toda e qualquer empresa, e para isso é necessário que seus documentos sejam armazenados de maneira inteligente e inovadora. O que isso quer dizer? Quer dizer que você deve ficar atento a algumas dicas para efetuar o arquivamento correto dos documentos de sua empresa. No momento de fazer o arquivamento, é imprescindível que os documentos sejam guardados de forma correta. Existem inúmeras de maneiras de poder arquivar os documentos de uma empresa, como armários, gavetas e caixas – ou, claro, em arquivos nos computadores de......
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Os arquivos de uma empresa são elementos de extrema importância, uma vez que reúnem todas as atividades, serviços executados e dados financeiros de clientes e da empresa em si, entre muitas outras informações relevantes para a história do negócio. Realizar a gestão de arquivos é essencial para mantê-los sempre em ordem, e otimizar a busca e o manuseio desses documentos, a fim de facilitar a rotina dos funcionários nesse setor. Apesar de ser considerado como de importância secundária na empresa, o arquivo é fonte de informações importantes para a empresa, já que são......
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A Gestão de Documentos se tornou um conceito vital para os departamentos de Recursos Humanos (RH) das empresas, possibilitando a gestão eficiente do acervo documental e otimizando os espaços e recursos do departamento. O RH de uma organização é responsável pela produção de muitos arquivos, desde documentos relativos à contratação ou demissão de colaboradores, arquivamento de currículos, pedidos de férias, ações disciplinares, fichas de avaliação, entre muitos outros. Para evitar o acúmulo de documentos, perdas e prejuízos, as organizações têm estruturado a Gestão de Documentos como forma de evitar esses problemas, como você......
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Para algumas empresas, gerenciar os seus próprios arquivos muitas vezes pode representar um grande dilema. Por esse motivo, é cada vez mais comum que essas organizações optem pela terceirização de guarda física de documentos. Esse tipo de serviço garante a conservação dos variados arquivos da empresa, evitando problemas como perdas de parte do documento, papéis sujos ou amassados ou deteriorados e até mofo, umidade e pragas. Além do mais, é uma forma prática de mantê-los organizados e pode, inclusive, ajudar os funcionários a economizar tempo na hora de procurar um documento. Contratar um......
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O sistema bancário exige expertise dos gestores da área. Sem um módulo que automatize os processos – principalmente documentais – perde-se um tempo precioso e, consequentemente, recursos que poderiam entrar. Por isso é importante para os bancos corporativos investirem no Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Com uma plataforma inteligente de gestão documental pode se extrair o máximo que o setor bancário oferece. Produtividade, controle, planejamento, relação com clientes e outros bancos são algumas das vantagens nesse sentido. E é pensando nisso que o Grupo Gerenciar traz os sete motivos para os bancos......
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