Gerenciamento da informação: 5 soluções tecnológicas que podem ajudar seu negócio

No dia a dia de uma empresa, o fluxo de informações recebidas e compartilhadas é enorme, além de muito importantes para a sua produtividade. Gerenciar eficientemente e alinhar segundo as metas e objetivos definidos pelas equipes de gestão somente é possível através do gerenciamento de documentos e informações. Por isso todo este processo deve ser trabalhado em conjunto com todos os setores do seu negócio. Assim haverá agilidade e eficácia no acesso de todas as informações, além de promover a segurança necessária para elas.

As soluções de tecnologia para as informações garantem o aumento da produtividade para a sua empresa, uma vez que todas as ações rotineiras podem ser minimizadas ou totalmente eliminadas do controle manual. Desta forma, os erros advindos do manejo de grande volume de informações podem ser moderados. Além disso, é importante ter segurança em todas as informações que passam pela empresa. Protegida de ataques cibernéticos contra os dados pessoais dos clientes e de toda a documentação financeira, por exemplo.

Os softwares e sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos trazem algumas funções essenciais para o bom funcionamento de seu negócio. Conheça cinco soluções que auxiliam a empresa a administrar melhor seus documentos:

Digitalização de documentos

Uma das primeiras ações que uma empresa deve tomar quanto ao gerenciamento de suas informações é buscar a ajuda tecnológica para digitalizar estes documentos. A digitalização é a prática mais comum, em que acontece a conversão dos documentos físicos para o formato digital através de maquinas scanners, esses documentos passam a ser chamados tecnicamente de “documentos digitalizados” porém os documentos originais no formato físico deverão ser mantidos, por critérios legais.

Existem também os documentos “nato digitais” que são produzidos integralmente em ambiente  digital, dessa forma constituem-se como originais e possuem o mesmo valor legal que os documentos originais físicos possuem.

Armazenamento dos documentos

As soluções tecnológicas também abrem espaço para a guarda destes documentos de maneira especializada e efetiva. Por meio de hardwares ou da tecnologia de nuvem os documentos, ativos e inativos, são armazenados com segurança e confiabilidade, ainda podendo propiciar um acesso rápido a eles.

Gerência de informações

Mais do que digitalizar e armazenar os documentos e, consequentemente, as informações, deve haver administração estratégica deles. Isso começa quando se cria instrumentos capazes de controlar e monitorar todo este fluxo de informações. Para isso são usados os conhecimentos arquivísticos, de modo a facilitar todo o trabalho executado, principalmente para aqueles negócios de muita demanda.

Tecnologia de microfilmagem de documentos

Documentos e informações mais sigilosas ou de conteúdo histórico das empresas podem ser microfilmados. Uma solução inteligente e essencial principalmente para escritórios de advocacia, uma vez que os estes documentos gerados têm validade jurídica. Ela é uma forma de arquivamento analógico que captura documentos físicos e digitais convertendo em microfilmes.

Armazenagem de informações em nuvens

Mais do que ser uma tendência, a armazenagem de arquivos, informações e documentos em nuvens virtuais é o melhor que a tecnologia pode oferecer nesta área. A importância desta solução consiste em duas bases: ganho de espaço de armazenamento e fácil acessibilidade. Esta prática tem sido cada vez mais desenvolvida para proporcionar segurança e confiança.

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