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4 dicas para conservar os documentos da sua empresa por mais tempo

dicas para conservar os documentos da sua empresa por mais tempo
15 abr 2019
Arquivamento, Arquivar, Digitalização, Documentos, GED/ECM
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Por mais que a digitalização tenha beneficiado a gestão documental, ainda não é possível dispensar todos os registros em papel. Neste tocante, além de conhecer a tabela de temporalidade, é preciso conhecimento para preservar estes itens adequadamente. O papel é um estrutura ligeiramente delicada e a combinação entre tempo e condições de armazenamento podem causar estragos consideráveis. Neste artigo separamos 4 dicas para conservar os documentos da sua empresa por mais tempo.

É inevitável que o papel tenha as suas qualidades prejudicadas com o passar dos anos. Porém, é a falta de cuidados adequados o fator que costuma ocasionar a perda deste material impresso. Mesmo se estiverem danificados, e não completamente perdidos, este acervo documental avariado resultará em dor de cabeça para a empresa. Aprenda algumas formas de evitar este transtorno na sua organização.

Dicas para conservar os documentos da sua empresa por mais tempo:

1.Atenção ao local

Este é um detalhe que nem sempre recebe a atenção que merece das empresas. Acontece que é no local de armazenamento que estarão as condições determinantes para conservar ou danificar os seus documentos. Os principais vilões que surgem neste contexto são a umidade e a poeira. A umidade deve ser inferior aos 65%, mas sempre acima de 15%.

Recomenda-se também uma temperatura inferior aos 23 graus. Além disso, deve-se garantir que o ambiente seja limpo com frequência. As estantes não podem ficar coladas às paredes, pois é necessário garantir ventilação. Todas as condições descritas neste tópico ajudam ainda a evitar a infestação por insetos.

2. Tipos de embalagens e invólucros para acondicionamento

Os papéis não devem ficar soltos – o que poderia até mesmo facilitar os extravios. Apesar desta recomendação, não fixe as folhas com clipes e grampos. Existe uma chance de que estes materiais enferrujem, deixando marcas nos seus documentos. Este é um problema que se resolve com o acondicionamento correto.

Assim, entre as dicas para conservar os documentos da sua empresa por mais tempo incluímos a utilização de embalagens plásticas. Estas devem ser reunidas em itens como pastas catálogo, porque assim estarão mais protegidas. Outros invólucros ainda podem ser experimentados, como envelopes, capas e caixas.

3. A importância da limpeza

Como a poeira é um dos maiores causadores de deterioração dos papéis, a limpeza é outra prática capital. Na conservação de documentos deve-se limpar estantes, armários e pastas com regularidade. Para tanto, use espanadores ou panos secos. A frequência mínima indicada para este cuidado é a cada três meses.

O manuseio dos itens mais antigos pede atenção. As mãos devem estar limpas – e sem cremes, que podem reagir com o papel. Não é necessário usar luvas, exceto para lidar com registros de fotos e negativos. Por mais óbvio que seja, é importante lembrar que alimentos não podem entrar sob hipótese nenhuma no local de armazenamento.

4. Digitalização

Por fim, é altamente recomendável digitalizar o seu acervo. Embora não elimine a necessidade de guardar alguns arquivos físicos, há maior segurança no processo de gestão documental. Apenas deste modo a empresa garante que as informações poderão ser recuperadas a qualquer momento. Portanto, em caso de dano aos originais, a digitalização é uma salvaguarda.

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Com estas 4 dicas para conservar os documentos da sua empresa por mais tempo evita-se a degradação dos itens de arquivo. Para lidar com este processo vale buscar ajuda de quem tem experiência com o assunto. O gerenciamento de documentos pode ajudar a colocar as dicas listadas em prática.

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