Como o sistema GED pode ajudar sua empresa no processo de tomada de decisões

Independentemente do tamanho de sua empresa, as atividades do dia a dia levam a uma grande produção de documentos. Sejam notas fiscais de venda ou compra, contratos ou certificações, todos estes papeis fazem parte e montam o cenário do seu negócio. Para a gestão administrativa, eles ganham ainda mais importância porque ajudam a equipe a tomar decisões relevantes, e o sistema GED pode ajudar neste processo.

Segurança e preservação dos documentos

A segurança que o GED traz na organização dos documentos é um dos pontos de ajuda determinantes. A preservação dos dados leva a processos com fluxos ainda mais rápidos, principalmente para consulta e edição destes arquivos.

Se não houver uma orientação para a administração destes registros, a empresa fica vulnerável a perdas, ao vazamento de conteúdos porventura sigilosos e também a dificuldades de localizar informações, impactando negativamente as decisões de negócios.

O GED ajuda as empresas a pensarem estrategicamente

A gestão de documentos deve ser pensada de uma maneira estratégica, como parte integrante de todo o planejamento que a equipe administrativa desenha. Isso porque traz segurança, rapidez e eficiência na busca pelos resultados esperados e também como forma de sobressair-se em meio à concorrência.

Este gerenciamento dos documentos propicia que cada registro em papel possa ser rastreado, desde a sua entrada ou produção até a sua saída ou arquivamento. Isso resulta em eficiência até mesmo no gerenciamento das rotinas de pessoal, sobretudo dos setores que dependem destes documentos para orientarem os seus trabalhos e decisões.

Boas resoluções levam à economicidade

Há muitas maneiras de economizar utilizando o GED na sua empresa, principalmente por diminuir a quantidade de cópias de documentos físicos. Assim, é possível diminuir a compra de insumos e do valor gasto com impressões, bem como a perda deles pelo mau armazenamento.

A solução em nuvem é a opção mais importante com relação à economia, uma vez que ela não requer de espaço nem de hardware ou dispositivos físicos de armazenamento, muito menos que seja necessária a utilização de cópias em papéis. Contudo, para todo o caso, conte com uma empresa parceira para o gerenciamento e a guarda de documentos. A organização dos documentos somada às soluções tecnológicas proporciona ganho de economia.

Evite ter que refazer trabalhos

As soluções e as deliberações se tornam ainda mais eficazes com o GED, porque a possibilidade de haver retrabalho é diminuída. Poucas atividades são tão ruins para a dinâmica da empresa do que ter que fazer o mesmo trabalho mais de uma vez. Seja por erros manuais ou falhas no planejamento, ele reflete em dados errados para a gestão, além da perda de tempo.

Integração dos setores para a tomada de decisões

Com o GED organizando todos os documentos eletronicamente, não há a necessidade de retrabalho, uma vez que todas as versões e históricos estarão armazenados com segurança. As equipes de gestão, contabilidade, compras, marketing e demais setores estarão integrados por poderem visualizar o mesmo arquivo. Isso evita com que informações se percam e que todas as deliberações sejam feitas com base em informações fieis.

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