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Controle de documentos: 5 passos para realizar esse processo em um sistema GED

Controle de documentos: 5 passos para realizar esse processo em um sistema GED
25 maio 2019
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O controle de documentos é extremamente necessário para a organização de uma empresa. Quando falamos sobre sistema de gestão eletrônica de documentos, a sigla GED, precisamos seguir alguns passos para realizar esse processo, de maneira que tudo fique otimizado e organizado para que as informações fluam de maneira rápida e ágil dentro de sua empresa.

Qual a função do GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos é uma forma eficaz de organizar arquivos em sua empresa. Aqui na Gerenciar, nosso objetivo principal é organizar as informações de maneira personalizada, adequando a gestão de acordo com sua necessidade e preferência.

As informações são guardadas de maneira segura, fazendo com que sua empresa ganhe tempo, otimização e produtividade em todos os processos e transações.

5 passos para realizar o controle de documentos em um sistema GED

Para que você consiga realizar o controle de documentos em um sistema GED com maior facilidade, separamos alguns passos que podem ser seguidos. Confira:

1 – Planejamento: uma parte essencial do processo se queremos segmentar os documentos de maneira que o acesso a eles fique mais fácil e rápido, e para isso devemos planejar quais documentos serão digitalizados e indexados. Onde eles ficarão armazenados? Como serão organizados?

2 – Preparação: É importante preparar os documentos para que, na hora da digitalização, tudo fique bem legível e de alta qualidade. É preciso retirar grampos, qualquer tipo de cola ou material que esteja no papel e evitar que ele fique amassado.

3 – Digitalização: Esse é o passo que vai levar o documento físico ao meio digital, onde ele ficará com maior qualidade e poderá ser revisitado quando quiser.

4 – Controle de qualidade: Após a digitalização dos documentos, é importante verificar se não houve nenhum tipo de erro, se nenhum deles ficou borrado, com manchas ou se a arquivo não está defeituoso. Após essa auditoria, os arquivos estão prontos para serem armazenados no sistema GED.

5 – Indexação: Com a melhor versão de cada arquivo pronta e revisada, eles serão indexados em um modelo de organização que melhor se adequar com a sua empresa, para que eles possam ser localizados com maior agilidade e facilidade.

Acesse quando quiser!

Uma das grandes vantagens que esse processo de controle de documentos em um sistema GED traz é a facilidade na hora de acessar. Como o acesso é online e feito via web, você pode acessá-los quando quiser, com segurança e rapidez, poupando aquele tempo que faz diferença na hora de fazer uma transação ou atender um cliente.

Controle o acesso

Evite que pessoas não autorizadas tenham acesso a documentos confidenciais. O GED possibilita mais segurança na hora de acessar os documentos, mantendo arquivos sigilosos disponíveis somente aos funcionários com acesso autorizado.

Suporte Técnico

Nosso sistema GED Gerenciar possui planos com suporte técnico para que as empresas nos consultem em casos de dúvidas, sugestões e soluções. Aproveite a oportunidade para poupar tempo e dinheiro, com mais facilidade na hora de buscar documentos e mais resultados ao aliar a tecnologia com seus funcionários.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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