Paperless – o conceito que traz sustentabilidade
Grupo Gerenciar A sustentabilidade está no auge, e faz bem não apenas para o meio ambiente, mas também, para a visibilidade das empresas. A ideia de transição do papel para o virtual já é uma realidade, desse modo, o melhor é adaptar-se a esta nova tendência acessando os documentos no formato digital. Medidas como o paperless são capazes de ajudar sua empresa a se tornar mais competitiva e sustentável. Entenda mais sobre o conceito de paperless e como aplica-lo em sua empresa.
Qual é o conceito de paperless?
A tradução literal da palavra é “sem papel”, este conceito tem como propósito reduzir ao máximo o uso de papel, estimulando o acesso às novas tecnologias na rotina de trabalho, imprimindo cada vez menos, levando economia e mais rentabilidade para o meio empresarial.
Paperless: por que sua empresa deve adotar esse conceito?
Diminui o impacto ambiental
Todos os dias são gastas enormes quantidades de papel nas rotinas das empresas. Pesquisas revelam que a indústria do papel é a terceira que mais polui os recursos naturais do planeta como a água, o ar e o solo. Ao empregar medidas digitais, as instituições passam a se posicionarem de forma ecologicamente correta, além de se beneficiarem em outros aspectos.
Reduz custos com papel e do uso de espaço físico
A redução do uso de papel em toda a indústria pode ser considerado o principal benefício, pois impacta diretamente na redução de custos. Além da diminuição de gastos financeiros com a impressão é possível obter ganho de espaço físico utilizado com o armazenamento.
Permite facilidade e agilidade na recuperação das informações
Quando um documento em papel é danificado ou extraviado, a substituição custa tempo e dinheiro, e em alguns casos chega até a ser impossível.
Ao retirar o papel e levar as informações no formato certo para o ambiente virtual aumenta a capacidade de recuperação e utilização dos dados em diversos procedimentos da empresa.
Possibilita mais rapidez para tramitar documentos e processos
A tramitação de documentos pode ser um processo bastante demorado e burocrático, principalmente em casos de negociações a distância. Isso sem dúvida prejudica bastante a fluidez dos processos, além de representar mais custos para a empresa.
Uma vez digitalizado, o documento fica disponível onde ele é necessário instantaneamente. Isso significa que ele passa a ter a capacidade de ser compartilhado a uma velocidade impressionante e pode ser disponibilizado para acesso de qualquer pessoa do mundo.
Proporciona mais segurança e rastreabilidade das informações
Devido à grande produção diária de documentos físicos nas empresas e a importância das informações neles contidos, faz-se necessário um emprenho maior para adoção de medidas de controle e segurança, a fim de se evitar maiores prejuízos.
Ao adotar um sistema com conceito paperless como o Software GED Gerenciar é possível garantir que toda a informação fique armazenada em um banco de dados com políticas de segurança. Além disso, oferece rastreabilidade onde você é capaz de encontrar qualquer dado sem dificuldade e acessar histórico de alterações.
Como reduzir o consumo de papel dentro da sua empresa?
Digitalize os documentos
Com a digitalização e utilização de soluções digitais inteligentes, o acesso à informação se torna extremamente rápido e prático.
O Grupo Gerenciar possui seu próprio Sistema GED – Gestão Eletrônica de Documentos, capaz de realizar a digitalização de seus documentos físicos e gestão documental, garantindo que as informações sejam bem gerenciadas, trazendo históricos de acessos e alterações, assegurando a sua confidencialidade. Além disso promove eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos.
Faça uma estratégia de arquivamento
Muitos dos documentos que transitam pelos diferentes setores da empresa não precisam ser impressos. A substituição desse hábito pode ajudar na redução de custos com papel.
A Gerenciar tem a solução workflow que auxilia na organização dos processos, garantindo a entrega de informações como autoria, autenticidade, data e hora de tramitação, recebimento, leitura e aceite destes materiais de forma fácil e segura, proporcionando eficiência na tramitação de documentos nos diversos setores sem o uso de papel.
Conscientize seus colaboradores
Com a otimização dos processos e agilidade no acesso às informações é possível obter melhoria no processo produtivo da sua empresa. Para isso é importante conscientizar os colaboradores a respeito do uso desnecessário do papel e a importância da utilização das medidas paperless.
Dessa forma a empresa se reeduca e começa a ter iniciativa própria para buscar outras formas de contribuir. Afinal, os principais responsáveis pelo sucesso da implementação do paperless são os colaboradores.
Adote a infraestrutura necessária
Ao aplicar uma solução tecnológica, a gestão de documentos se torna muito mais ágil, prática e inteligente uma vez que os documentos no formato digital fornecem uma melhor maneira de armazenamento e fácil acesso.
O Grupo Gerenciar conta com um software completo de gestão documental com soluções capazes de ajudar a sua empresa a adotar medidas mais sustentáveis. A Gerenciar categoriza os arquivos, digitaliza documentos e mapeia todos os fluxos, o que garante a facilidade de acesso aos documentos, otimizando o tempo e trazendo agilidade e organização aos processos da sua empresa.
Agora que você já entende um pouco mais sobre os benefícios do conceito paperless, é hora de promover essas mudanças nos seus negócios.
Se você é de Goiânia, Brasília e outras regiões do Brasil e está à procura de adotar medidas sustentáveis em seus processos de negócio, fale conosco.
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