Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos para a digitalização de documentos

Na quinta-feira, 19 de março de 2020, o Governo Federal publicou no Diário Oficial da União o Decreto nº 10.278/2020 que regulamenta a medida disposta no inciso X do caput do art 3º da Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019), e no art 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que possuem os documentos originais.

No decreto publicado, consta o âmbito de aplicação aos documentos físicos digitalizados que sejam reproduzidos por pessoas jurídicas de direito público interno, pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais. Além disso, dispõe a não aplicação a documentos nato-digitais (produzidos originalmente em formato digital), documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, documentos audiovisuais, documentos de identificação e documentos de porte obrigatório.

Regras gerais de digitalização dispostas no decreto nº 10.278/2020

O decreto apresenta as regras que os métodos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos devem assegurar, como a integridade, a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados. Do mesmo modo, o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, a confidencialidade (quando aplicável) e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

O mesmo informa no Artigo 5º que o documento digitalizado, destinado a se equiparar ao documento físico em caso de efeito ou comprovação legal de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados. Além disso, devem seguir os padrões técnicos dispostos no Decreto nº 10.278 e conter no mínimo os metadados especificados no mesmo.

Já em casos de documentos que envolvam relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Não havendo acordo prévio entre as partes o disposto no Artigo 5º é aplicado.

Descarte dos documentos físicos e cuidados com os documentos digitalizados

Conforme alinhado no artigo 10 da Lei de Liberdade Econômica 13.874/2019, o Decreto dispõe que após o processo de digitalização realizado em conformidade com o mesmo, o documento físico poderá ser descartado, ressalvando aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.

No artigo 10 do Decreto nº 10.278/2020 fica estabelecido que o armazenamento de documentos digitalizados deve assegura a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e contra o acesso e a reprodução não autorizada. Assim como deve conter a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.

Contudo, os documentos digitalizados sem valor histórico deverão ser preservados, no mínimo, até o decorrer dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem. Já as pessoas jurídicas de direito público interno deverão observar o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no campo de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.

Padrões técnicos estabelecidos

O decreto ainda apresenta informações sobre os padrões técnicos mínimos para a digitalização de documentos na qual conta com dados de tipo de impresso, resolução mínima, padrão de cores e formato de arquivo digital.

Do mesmo modo, contém informações de metadados mínimos exigidos para todos os documentos como assunto, autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital atribuído no ato de sua captura para o sistema informatizado, responsável pela digitalização, título, tipo documental e algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital) com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

Como também as informações de metadados exigidos para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno como classe, data da produção do documento original, destinação prevista, gênero documental e prazo de guarda.

Benefícios práticos da Lei de Liberdade Econômica para os documentos

A Lei de Liberdade Econômica (13.874/2019) e sua regulamentação por meio do Decreto 10.278/2020 certamente é um marco para a desburocratização da economia brasileira, promovendo a liberdade e eficiência das empresas, cidadãos e governos.

Através da digitalização e certificação ICP-Brasil, documentos em papel que ocupavam grandes espaços e geravam custos enormes para as empresas, poderão ser descartados com segurança e respaldo jurídico.

Os recursos financeiros antes empregados pelas empresas com a manutenção de seus acervos físicos, agora poderão ser investidos em áreas vitais para o crescimento de seus negócios.

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Com o GED Gerenciar é possível realizar a digitalização dos documentos com integração de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), inserção de metadados de acordo com a necessidade de cada documento, classificação de tipos documentais e muito mais.

Além disso, conta com o módulo Workflow, ideal para a automação eficiente dos processos da sua empresa, reduzindo o uso e manuseio de papel, viabilizando a interação das partes envolvidas de forma ágil e segura.

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