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O que é uma consultoria arquivística?

O que é uma consultoria arquivística?
05 maio 2020
Ged Contabilidade
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Talvez você nunca tenha ouvido falar do termo “consultoria arquivística”, entretanto, é algo de suma importância para qualquer empresa ou instituição, seja ela grande ou pequena.

A gestão documental deve ganhar a devida atenção. Há diversas ferramentas e tecnologias que permitiram um grande avanço nessa área, proporcionando resultados surpreendentes quando o assunto é organização de dados e informações.

Pode até parecer algo supérfluo a uma empresa, mas esse pensamento deve ser prontamente descartado e nós te diremos o porquê. São diversos os benefícios que a “simples” organização pode trazer.

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Entendendo a consultoria arquivística

A consultoria arquivística nada mais é do que operações realizadas por empresas especializadas em organização de documentos. O acúmulo dos mesmos de forma desordenada é uma realidade dentro da maioria dos empreendimentos e instituições.

Mas qual o real papel dessa modalidade de consultoria? Normalmente, o processo consiste em organização dos documentos, digitalização dos mesmos e no armazenamento de forma inteligente e intuitiva.

Todas as informações e dados são armazenados em um único computador. Ou seja, ao ser requerido determinado documento – mesmo que ele seja datado de 10 ou 20 anos atrás – ele será encontrado com apenas alguns cliques.

A desordem de documentos é extremamente prejudicial para qualquer empreendimento, pelos mais diversos motivos, como:

  • Dificuldade ao encontrar determinado documento (isso se torna uma agravante ainda pior quando há urgência)
  • Partes de um mesmo processo podem se perder, fazendo com que ele fique incompreensível
  • Muito volume de papel, ainda mais porque alguns documentos acabam sendo duplicados por não saber onde está o original
  • Perda de informações importantes
  • Atraso em qualquer tipo de entrega que necessite de algum documento que esteja perdido pelos armários
  • Às vezes é necessário contratar mais funcionários somente para tomar conta e tentar manter todo o acervo digitalizado

Além disso, manter os documentos somente em sua forma física é relativamente perigoso, visto que qualquer acidente pode fazer com que todos eles sejam perdidos ou danificados.

Umidade, goteira, bolor e até mesmo incêndio são alguns dos acontecimentos que podem prejudicar a integridade de todos os dados.

Benefícios da consultoria arquivística

A organização documental realizado por uma consultoria arquivística traz mais benefícios do que se pode enxergar à primeira vista. Quem opta por organizar e digitalizar os seus documentos será beneficiado por:

  • Economia de espaço

É apenas uma questão física, mas determinados empreendimentos ou instituições precisam reservar salas e mais salas para armazenar todos os arquivos. Todos eles serão armazenados em um único computador.

  • Agilidade e praticidade

Empresas de consultoria que fazem um bom trabalho conseguem organizar os documentos de tal forma que o acesso é intuitivo. Isso traz uma agilidade surpreendente ao procurar alguma informação.

  • Produtividade

A gestão documental é um dos pilares da produtividade. Quando tudo está na devida ordem, os procedimentos fluem da melhor forma possível.

  • Segurança

Muitos se questionam a respeito da segurança desses documentos. Hoje, há formas extremamente seguras de proteger documentos e informações, sendo impossível que alguém não autorizado tenha acesso.

Além disso, os documentos são salvos em nuvem, então não se perdem mesmo se algo acontecer ao computador.

Conheça o Grupo Gerenciar

A consultoria arquivística é, sim, muito eficiente e necessária. No entanto, para usufruir de todos os benefícios e garantir que todos os documentos estejam armazenados de forma inteligente, é preciso contar com uma empresa qualificada.

Há muitas consultorias hoje em dia, mas dentre todas elas o Grupo Gerenciar se destaca.

A empresa une tradição e investimentos tecnológicos na consultoria arquivística, trazendo ao cliente um sistema de armazenamento e digitalização de documento de ponta.

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