Lei de Liberdade Econômica: impactos na guarda e digitalização de documentos

Em 20 de setembro de 2019 a Medida Provisória (MP) nº 881/2019 foi convertida e sancionada pelo governo federal na Lei nº 13.874 de Liberdade Econômica, trazendo medidas de desburocratização e simplificação de processos para empresas e empreendedores, também impactando a guarda de documentos originais e digitalização adequada.

Segundo a proposta, os documentos digitais terão o mesmo valor probatório do documento original, que poderá ser destruído após digitalizado de acordo com o disposto na lei e na legislação específica.

Até então, era indispensável a guarda dos documentos, essencialmente aqueles designados a comprovação contábil e tributárias, tornando-se necessário o armazenamento por até 20 anos.

O arquivamento desses documentos ocasionava grandes custos para as empresas, que deveriam dispor de arquivos físicos e armazenagem adequada para que o papel não se degradasse, dessa forma resultando no aumento do uso do papel, gerando impactos ambientais a longo prazo.

Lei da Liberdade Econômica e suas orientações

Conforme o artigo 10 da Lei 13.874/2019, a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passa a vigorar acrescida do artigo 2º-A, que dispõe sobre a digitalização e guarda de documentos.

Desta forma, segundo a lei, fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto na lei, nas legislações específicas e no regulamento.

Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído.

O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

Os documentos digitalizados na forma mencionada terão o mesmo efeito jurídico conferido os documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433/1968, e de regulamentação posterior.

Além disso, o artigo afirma que é lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade. Que deverá ser feito através do uso da certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Portanto, com a nova lei de liberdade econômica, é possível garantir que as empresas digitalizem e arquivem de forma digital seus documentos.

Principais benefícios garantidos pela Lei de Liberdade Econômica

Segurança

Um dos principais benefícios é a segurança, já que o documento eletrônico e digitalizado contará com recursos de segurança como o certificado digital ICP-Brasil que é gerado a partir de técnicas de criptografia, garantindo integridade e autenticidade associando o documento assinado ao seu titular.

Além disso, a certificação digital assegura que um documento não teve seu conteúdo alterado após ter sido digitalizado, aliada a um armazenamento eletrônico é capaz de garantir muito mais segurança como a possibilidade de permitir diferentes níveis de segurança e acesso aos devidos envolvidos.

Agilidade nos Processos

Através da disposição do documento digital em um sistema de armazenamento eletrônico como um sistema GED – Gestão Eletrônica de Documentos é possível garantir a agilidade nos processos, através do compartilhamento de informações de forma eficiente e segura.

Inclusive em casos de assinatura de contratos, o uso da certificação digital reduz a necessidade da presença das partes no ato ou da locomoção até cartórios, garantindo as empresas ganho de tempo no gerenciamento de documentos facilitando a execução do trabalho burocrático.

Redução de Custos

Com a utilização de documentos digitais e a possibilidade de eliminar os documentos físicos após a digitalização e certificação digital é possível garantir a redução de custos tanto na impressão de documentos quanto com espaços para armazenamento dos documentos originais, garantindo a empresa solução ao problema do acúmulo de papéis arquivados e assim, reaproveitar os espaços destinados à guarda de documentos.

Além disso, mudanças relacionadas ao uso de papel garantem o envolvimento das empresas no conceito paperless (sem papel) impactando o meio ambiente de forma positiva, garantindo a empresa uma organização documental sustentável amparada pela legislação.

Esses benefícios disponibilizam às empresas uma nova experiência rumo à transformação digital nos negócios.

Tenha a solução ideal para adequação

Com as mudanças promovidas pela Lei da Liberdade Econômica a digitalização de documentos tem se tornado cada vez mais popular, bem como a utilização de sistemas de gerenciamento eletrônico tem sido indispensável nesta revolução digital.

A Gerenciar é uma empresa que oferece uma gestão completa de documentos, atendendo as exigências e políticas de segurança de dados ideal para sua empresa. Com um sistema próprio de Gestão Eletrônica de Documentos – GED é possível realizar a digitalização dos documentos com integração de certificação digital no padrão ICP-Brasil, conforme a Lei da liberdade econômica, garantindo assim a integridade e autenticidade das informações.

Além disso, conta com o módulo Workflow, ideal para a automação eficiente dos processos da sua empresa, na qual as tarefas são entregues de uma etapa para outra e com os documentos tramitando em ambiente inteiramente digital, respeitando as normas e procedimentos estabelecidos, reduzindo o uso e manuseio de papel, viabilizando a interação das partes envolvidas de forma ágil e segura.

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