Uma empresa gera centenas, ou talvez milhares, de documentos durante diferentes períodos de sua operação. Por isso, a opção pela digitalização desses documentos é uma solução que ajuda a economizar no espaço e nos recursos físicos, e facilita a visualização e a procura por esses documentos. Porém, após a digitalização costuma surgir uma dúvida: É possível se desfazer de todos os papéis físicos após digitalizar? Apesar de a digitalização ter inúmeros benefícios, em certos casos ela não é um substituto definitivo para a cópia física. Especialmente no caso de documentos mais importantes, é......
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Com o desenvolvimento tecnológico e o avanço da informática, tudo ou quase tudo se tornou digital, por dois motivos básicos: o primeiro é que as pessoas estão cada vez mais buscando conteúdo digital em vez de registros em papel; segundo pelo motivo de que é mais seguro, considerando que fatores como agentes químicos, físicos e biológicos podem prejudicar a vida útil de documentos. Por falar nisso, você já adota em sua instituição de ensino (IES) algum acervo acadêmico digital ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED)? Não? Saiba, então, que com isso......
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A digitalização de arquivos tem se tornado prática cada vez mais frequente nas empresas, uma vez que proporciona inúmeras facilidades na rotina e na organização dos documentos. O processo de digitalização de documentos proporciona a otimização do tempo para as instituições que necessitam trabalhar com o apoio de documentações frequentemente, como consultórios médicos, por exemplo. Porém, muitas empresas ainda possuem certo receio em converter seus arquivos no formato digital, por conta dos riscos de hackers invadirem o sistema ou até mesmo alguma pane inesperada, preferindo desta forma, manter seus arquivos em formato físico......
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As atividades diárias de uma empresa, independentemente do seu ramo de atuação, necessitam da manipulação e gerenciamento de muitas informações, de modo que, na maioria das situações, a cada tarefa são criados novos documentos. Nesse contexto surge o questionamento da importância de realizar a gestão de arquivos para melhorar a performance das tarefas. Se esse é o seu questionamento, você está no lugar certo! Nós do Grupo Gerenciar preparamos este artigo que vai lhe ajudar a entender os motivos de adotar essa prática. Organização A organização é um dos principais pilares do gerenciamento......
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Estabelecer uma rotina de excelência é imprescindível para toda e qualquer empresa, e para isso é necessário que seus documentos sejam armazenados de maneira inteligente e inovadora. O que isso quer dizer? Quer dizer que você deve ficar atento a algumas dicas para efetuar o arquivamento correto dos documentos de sua empresa. No momento de fazer o arquivamento, é imprescindível que os documentos sejam guardados de forma correta. Existem inúmeras de maneiras de poder arquivar os documentos de uma empresa, como armários, gavetas e caixas – ou, claro, em arquivos nos computadores de......
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A Gestão de Documentos se tornou um conceito vital para os departamentos de Recursos Humanos (RH) das empresas, possibilitando a gestão eficiente do acervo documental e otimizando os espaços e recursos do departamento. O RH de uma organização é responsável pela produção de muitos arquivos, desde documentos relativos à contratação ou demissão de colaboradores, arquivamento de currículos, pedidos de férias, ações disciplinares, fichas de avaliação, entre muitos outros. Para evitar o acúmulo de documentos, perdas e prejuízos, as organizações têm estruturado a Gestão de Documentos como forma de evitar esses problemas, como você......
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Para algumas empresas, gerenciar os seus próprios arquivos muitas vezes pode representar um grande dilema. Por esse motivo, é cada vez mais comum que essas organizações optem pela terceirização de guarda física de documentos. Esse tipo de serviço garante a conservação dos variados arquivos da empresa, evitando problemas como perdas de parte do documento, papéis sujos ou amassados ou deteriorados e até mofo, umidade e pragas. Além do mais, é uma forma prática de mantê-los organizados e pode, inclusive, ajudar os funcionários a economizar tempo na hora de procurar um documento. Contratar um......
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A digitalização de documentos é um processo que mais empresas aderem por seus inúmeros benefícios. Entre as principais vantagens neste sentido está a produtividade interna do seu negócio: fica mais fácil organizar, buscar e compartilhar conteúdos digitais corporativos, abrangendo todos os setores. Entender como a digitalização de documentos influencia na produtividade da sua empresa permite um diferencial competitivo, pois trará economia de tempo, papéis e infraestrutura de armazenagem. Além disso, é preciso conhecer outros fatores que tornam essa atividade indispensável no mundo moderno empresarial. Tecnologia à disposição da produtividade É importante destacar que......
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Produzir e receber diversos tipos de documentos faz parte da rotina diária de qualquer organização. Esses arquivos, no entanto, muitas vezes não recebem a devida atenção dos gestores e empreendedores, os quais acabam por ignorar a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa. Ignorar a gestão dos documentos pode gerar uma série de problemas para a empresa, inclusive financeiros. Além disso, de nada adianta reunir tantas informações se elas não estiverem devidamente organizadas e seguras. Para que você entenda a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa, preparamos esse......
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Quando a internet se popularizou, muitas empresas sentiram a necessidade de automatizar seus processos para acompanhar as novidades propostas. No entanto, esse desafio auxiliou empresas de diversos ramos, pois foi por meio da tecnologia que práticas burocráticas e demasiadamente trabalhosas puderam ser facilitadas. Desta forma, a tecnologia foi responsável por otimizar processos, inclusive na área da contabilidade, com o GED Contador. Dentre as diversas tendências para o setor, sistemas tecnológicos possibilitam uma gestão de atividades mais controlada e segura, além de eliminar grande parte do material físico utilizado, que gera altos custos e......
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