Como Arquivar Notas Fiscais Dos Seus Fornecedores

Arquivar notas fiscais é algo de extrema importância e todas as empresas ou instituições devem adotar formas eficazes de armazená-las. O recibo é obrigatório entre qualquer processo de compra e venda, seja de produtos ou serviços.

O documento tem por objetivo recolher os impostos e deve ser devidamente arquivado por, no mínimo, 5 anos (tempo em que o fisco pode requerer a nota fiscal).

É papel do consumidor exigir de seus fornecedores a nota fiscal. O fornecedor que não a emite está sonegando impostos, o que é crime. Hoje, a maioria dos locais opta por emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFe).

Esta, por sua vez, não é física. É emitida pelo meio digital e tem tão validade quanto a nota fiscal em papel. Independente da forma é fundamental que qualquer tipo de informação do gênero seja armazenada de forma correta.

Qual a importância de arquivar notas fiscais

Como dito anteriormente, é preciso arquivar notas fiscais por, no mínimo, 5 anos. Além de ser uma obrigação perante o fisco, é muito importante ter controle de todas as compras ou vendas.

Por parte do fornecedor, é dever emitir a nota fiscal e ele é o real responsável por armazenar todos esses dados. Por parte do consumidor, não é ele quem será cobrado pelo fisco, no entanto, é imprescindível ter esse controle.

É importante ter comprovações de todas as transações, principalmente por constar o valor de compra na nota. É fundamental para ter o controle de pedidos e de estoque também, que pode ser comprovado através das informações do documento.

Sendo assim, é essencial armazená-las de forma correta. Quanto àquelas emitidas ainda na forma física, arquivar notas fiscais deve ser feita de forma ainda mais delicada, pois a impressão começa a sumir após algum tempo.

Como arquivar notas fiscais dos fornecedores

Sabendo da importância de armazenar as notas fiscais emitidas pelos fornecedores, é preciso saber qual a melhor maneira de realizar tal processo. Com toda a certeza, a forma de arquivamento digital é a mais recomendada.

As notas fiscais já têm a tendência de serem emitidas totalmente na sua forma de NFe, visto que é um método mais prático e seguro. Mas também é necessário arquivar as notas que foram emitidas em sua forma física.

A melhor maneira de fazer isso é digitalizando todas as notas fiscais na íntegra para que elas continuem arquivadas mesmo depois de a impressão apagar.

Após a digitalização de todos os documentos é o momento de arquivar notas fiscais. Esse processo, por sua vez, deve ser feito de forma inteligente, de modo que qualquer nota seja acessada com facilidade.

O armazenamento pode ser feito via web, ou seja, não é preciso nenhum equipamento específico e todos os dados ainda podem ser consultados de qualquer lugar.

Conheça o Grupo Gerenciar, a melhor empresa de consultoria arquivística

O Grupo Gerenciar é uma empresa de consultoria arquivística que dentre diversos serviços de gestão documental também realiza o armazenamento inteligente e digital das notas fiscais.

Todo o processo de digitalização é feito com as melhores técnicas disponíveis, fazendo com que o documento digital não perca nenhum detalhe. Além disso, oferece sistemas de acesso personalizado, liberando o acesso às notas somente de pessoas autorizadas.

Também é válido salientar que todos os arquivos são armazenados de forma extremamente segura, não existindo a possibilidade de vazamento de informações e qualquer coisa do tipo.

Para arquivar notas fiscais de forma prática, rápida, segura e inteligente é essencial contar com a ajuda de uma empresa de consultoria arquivística, como o Grupo Gerenciar. A empresa une o melhor dos dois mundos: tradição e tecnologia.