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Para Que Serve A Tabela De Temporalidade De Documentos?

Para Que Serve A Tabela De Temporalidade De Documentos?
05 maio 2020
Documentos
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Você já ouviu falar na tabela de temporalidade de documentos? Essa é uma tabela importantíssima para quem quer manter o devido controle e qualidade no departamento de Recursos Humanos.

Uma empresa acumula muitos documentos durante seu funcionamento. Um dos setores que mais gera papelada é o RH. Afinal, seja na contratação ou dispensa – ou mesmo tudo o que pode acontecer entre um e outro – são criados documentos, comprovantes e canhotos importantíssimos.

Uma das grandes dificuldades desse setor é justamente manter toda a papelada organizada. Principalmente no que diz respeito à validade dos documentos. Isso porque nem sempre o profissional consegue se atentar que alguns documentos precisam ser renovados.

É justamente nesse contexto que podemos citar a importância da tabela de temporalidade de documentos. Ela nada mais é do que uma ferramenta auxiliar capaz de organizar os dados de acordo com seus prazos de validade.

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Conheça A Tabela De Temporalidade De Documentos – Uma Das Ferramentas Mais Importantes Da Gestão Documental

Antes de falarmos sobre a tabela de temporalidade de documentos é importante primeiro falarmos a respeito da chamada “gestão documental”. Você sabe o que é isso?

A Gestão Documental reúne uma série de práticas e estratégias que têm como finalidade principal manter todas as documentações de uma empresa em devida organização e arquivamento.

A tabela de temporalidade de documentos cumpre um papel importantíssimo nisso, que é justamente de organizar a necessidade de renovação de documentos.

Ela também determina o prazo de validade, ou seja, o período que aquele documento precisa realmente ser mantido em arquivo, e o momento em que ele pode ser descartado.

Como A Tabela Pode Ser Útil Para A Sua Empresa?

Depois de entender um pouco mais sobre como funciona a tabela de temporalidade de documentos, pode ser que você esteja se questionando sobre qual é a real utilidade disso para a sua empresa.

Pense no seguinte: imagine que a sua empresa tem apenas 1 ano de funcionamento. Quanto papel você já acumulou nesse período? E quantos mais acha que terá daqui 5 anos?

É insustentável pensar em manter tudo isso como arquivo. Em algum momento você deverá se desfazer daquilo que não tem mais validade e/ou utilidade.

Mas, efetivamente, como você pode fazer isso? A tabela de temporalidade surge justamente para lhe ajudar nessa organização, fazendo com que os documentos sejam organizados de acordo com suas datas de validade.

  • Evite descartar documentos importantes:

Outra função essencial da tabela de temporalidade de documentos é impedir que você descarte de maneira equivocada documentos que ainda são importantes.

Acredite: isso pode lhe causar uma grande dor de cabeça. Então, a tabela de temporalidade de documentos lhe aponta o que realmente pode ser jogado fora e o que ainda precisa ser mantido – considerando o tempo de validade de cada documento.

Para Que Serve A Tabela De Temporalidade De Documentos?

Como Fazer A Tabela De Temporalidade?

Fazer a tabela de temporalidade de documentos demanda que você organize tudo inicialmente. Separe os documentos por setor e por importância.

Pesquise os prazos de guarda e crie uma tabela com cada um. Tenha também uma coluna com as informações referentes ao tempo restante de validade.

Ok. Fazer tudo isso por conta própria será chato, enfadonho e trabalhoso. Com certeza via lhe roubar alguns dias, e provavelmente você desanimará no meio do caminho.

A solução mais inteligente é adotar um software GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Esse sistema permite que você organize o fluxo de documentos de maneira otimizada e prática.

A gestão se torna infinitamente mais eficiente, e você pode acompanhar a tabela de temporalidade de maneira rápida, inclusive acessando as informações remotamente.

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