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Como Organizar Documentos De Forma Segura E Fácil 

Como Organizar Documentos De Forma Segura E Fácil 
05 maio 2020
Organização
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Saber como organizar documentos de forma segura e fácil é fundamental para as empresas ou instituições que desejam lidar com a desordem cumulativa de informações e dados.

Manter todos os documentos armazenados de forma que o acesso seja simplificado é mais difícil do que parece, ainda mais quando é um empreendimento de grande porte e muito antigo (o levantamento de todos os documentos é ainda mais difícil).

A gestão documental é um dos pilares de uma empresa e, hoje, há diversas ferramentas que facilitam a organização. Agilidade, praticidade e segurança são apenas uns dos benefícios que serão adquiridos ao investir em organização.

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O segredo para organizar documentos de forma segura e fácil 

Quando falamos em organizar documentos de forma segura e fácil muitos podem pensar em fazer isso de forma manual. Ou seja, levantar todos os documentos e organizá-los do zero.

Mas quanto é realmente viável essa operação? Pouquíssimo. Ainda mais ao considerar que os próprios funcionários ou responsáveis pelo empreendimento façam tal armazenamento.

Como dito anteriormente, hoje é possível contar com diversas ferramentas de gestão documental. As consultorias arquivísticas, por exemplo, fazem um ótimo trabalho e a melhor maneira de organizar documentos de forma segura e fácil  é contando com elas.

A organização de documentos é apenas o primeiro passo. Depois de entender qual é a sistemática (visto que cada empreendimento ou instituição possui as suas próprias características) eles são digitalizados.

A digitalização é a forma mais prática e segura de resolver a desordem documental e no seguinte tópico focaremos nos benefícios dessa operação. Mas, voltando, o próximo passo é o armazenamento de todas as informações.

Para que tudo realmente seja alocado de forma prática e simples, os arquivos devem ser guardados de forma inteligente. Caso contrário, encontrar determinada informação pode ser tão difícil quanto fazer isso de forma física.

Sobre o quesito segurança, a digitalização é um processo altamente seguro e, hoje, há sistemas que impedem qualquer tipo de vazamento de informações. Empreendimentos que possuem informações sigilosas podem ficar tranquilos.

Benefícios de organizar documentos de forma segura e fácil 

Os benefícios de organizar documentos de forma segura e fácil são diversos, principalmente quando isso é feito de forma digital.

  • Agilidade

Quando todos os documentos estão carregados em um único servidor é possível encontrá-los com apenas um clique. Além da estruturação de armazenamento intuitiva, há como procurar pelo nome do documento.

  • Integridade de dados

Ao passar para o sistema digital todos os documentos estão armazenados de forma permanente.

Isso se deve ao fato de haver a possibilidade de serem arquivados na nuvem, então, mesmo se houver um problema no servidor eles poderão ser recuperados.

  • Economia de espaço

A quantidade de armários e salas que a documentação ocupa pode ser muito grande. Pastas e mais pastas de informações caberão em um único computador.

  • Produtividade

Ao manter todos os arquivos devidamente organizados a produtividade aumenta de forma surpreendente.

Conheça o Grupo Gerenciar

Como dito anteriormente, para organizar documentos de forma segura e fácil é necessário contar com uma consultoria arquivística. Somente dessa forma será garantido que todos os benefícios sejam obtidos.

Dentre todas as possibilidades do mercado o Grupo Gerenciar se destaca. A empresa é altamente qualificada e tem tradição em gestão documental, sempre implementando as melhores tecnologias.

Além de organizar, digitalizar e armazenar todos os arquivos, os processos são feitos de forma personalizada para cada empreendimento ou instituição.

Organizar documentos de forma segura e fácil é um passo muito importante para aqueles empreendimentos que não desejam ser prejudicados pela desordem cumulativa de arquivos e o Grupo Gerenciar pode ajudar nesse processo.

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