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Arquivamento digital é seguro? 

Arquivamento digital é seguro?
08 jul 2020
Arquivo Digital, Digitalização, Gestão documental
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Há muitos questionamentos sobre se o arquivamento digital é seguro. Infelizmente, ainda há muito receio (principalmente de pessoas mais tradicionais) de arquivar documentos no meio digital.

Isso porque há o receio da possibilidade de acesso de pessoas não autorizadas ao sistema e, consequentemente, aos documentos da empresa que muitas vezes podem ser altamente sigilosos.

Entretanto, a tecnologia e ferramentas dessa área desenvolveram-se. Isso transformou os níveis de segurança das plataformas digitais, fazendo com que essa opção se tornasse muito atrativa, principalmente no quesito segurança.

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O arquivamento digital é seguro?

Então, o arquivamento digital é efetivamente seguro? A resposta para isso é bem simples: sim, é altamente seguro e há diversos aspectos para se afirmar isso.

O primeiro ponto a ser levantado sobre isso é que o meio de armazenamento é um canal digital. Quando o armazenamento é feito por uma empresa especializada os níveis de segurança desse canal são altíssimos.

Não há pessoa não autorizada que consiga acessar as informações para ter acesso aos arquivos da empresa ou instituição. Além disso, é possível definir quem dentro da empresa terá acesso aos documentos.

Não somente decidir quem pode ou quem não pode entrar no sistema, mas, também, fazer isso de forma mais especifica: separar os arquivos de acordo com o setor e só permitir a entrada dos responsáveis pela área.

Além dessas questões de acesso, o arquivamento digital é seguro porque promove a integridade de documentos.

Quando os documentos e arquivos são armazenados de forma física existe a possibilidade de perdê-los ou danificá-los. Enchentes, incêndios, umidade e outros agentes podem danificar totalmente todo o acervo.

Ao armazenar os dados no meio digital esse é o tipo de coisa que não irá ocorrer. Os dados não ficam armazenados em uma máquina em si (o computador possibilita somente o acesso), mas, sim, a um sistema em nuvem.

E mesmo que haja alguma complicação é possível recuperar todos os arquivos desde o último back-up.

Arquivamento digital é seguro, mas e sobre as outras vantagens?

O arquivamento digital é seguro, mas isso é só apenas um dos benefícios do armazenamento no meio digital.

As empresas e instituições estão cada vez mais apostando em gestão documental porque o retorno desse investimento é realmente interessante.

A automatização de processos proporcionada pelo arquivamento digital promove maior agilidade em todos os processos (de maneira direta e indireta). Com apenas alguns cliques é possível encontrar tudo o que deseja.

É importante lembrar que para conseguir altos níveis de agilidade é preciso que o arquivamento seja feito de forma inteligente, não arbitrária. Caso contrário a busca por documentos e arquivos continuará sendo demorada.

Outro ponto importante é a economia de espaço. Empresas que lidam com muitos documentos físicos sabem o quanto o acervo ocupa espaço. Quando tudo se encontra no meio digital não há a necessidade de espaço físico algum.

E sobre a legalidade dos documentos e arquivos, hoje em dia com as novas legislações as pessoas e os órgãos (incluindo públicos) estão aceitando cada vez mais arquivos em sua forma digital.

Conheça o Grupo Gerenciar

O arquivamento digital é seguro e também traz diversos benefícios, mas para garantir tudo isso é essencial contar com uma empresa especializada em gerenciamento de documentos.

Não há como falar sobre gestão documental sem citar o Grupo Gerenciar, uma empresa de consultoria documental que trabalha há anos no mercado e é reconhecida pela sua grande experiência no ramo.

Além de garantir que o arquivamento digital seguro, o Grupo Gerenciar arquiva os documentos de forma personalizada para cada cliente, desenvolvendo um sistema de busca rápido e eficiente. Conheça os serviços!

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e conheça melhor todas as nossas soluções.

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