Como Funciona A Digitalização Acervo Acadêmico?

A digitalização acervo acadêmico é um assunto cada vez mais discutido entre as entidades de ensino. Do ensino básico ao pós-doutorado, cada aluno em si gera uma grande quantidade de documentos e informações importantes.

Além dos papéis gerados individualmente por cada aluno, há ainda as questões da própria instituição de ensino (questões burocráticas, contratos de prestação de serviço, contas a pagar, dentre outras informações de suma importância).

Antigamente todos esses dados eram guardados de forma convencional, ou seja, em diversos armários cheios de pastas. Mas será que isso ainda é viável? Ainda mais considerando o grande fluxo de alunos das instituições?

Como funciona a digitalização acervo acadêmico

A digitalização acervo acadêmico é de suma importância, visto que é a própria instituição que armazena os dados mais importantes de cada aluno. Uma universidade com mais de 100 anos, já teve quantos alunos?

Muitas instituições têm anos e anos de história, contando com o ingresso de milhares de alunos novos por semestre. É necessário algum registro de cada um deles. Onde todas essas documentações são armazenadas?

Já deu para notar o quanto é inviável continuar com o sistema de documentos físicos nesse tipo de situação. Se algum aluno formado no ano de 1990, por exemplo, for requerer algum documento será quase impossível encontrá-lo.

Mas, afinal, como é feita a digitalização acervo acadêmico? Todos os documentos da instituição são digitalizados na integra e armazenados em um servidor.

A digitalização é apenas o primeiro passo, sendo o armazenamento tão importante quanto. É necessário que todos os dados e informações sejam arquivados de maneira inteligente para a fácil adaptação daqueles que lidam com tais documentos.

Além de tornar todo o processo mais prático e rápido, ao digitalizar todas as informações é possível economizar um espaço enorme. E sobre a validade dos equipamentos, quase todos os documentos digitalizados são aceitos hoje.

Resumindo: todos os papéis – que outrora demandavam armários e mais armários de armazenamento – serão arquivados em um único computador, que ocupa o espaço de uma mesa.

A digitalização acervo acadêmico é realmente segura

Sobre a digitalização acervo acadêmico, muitas instituições têm receio em optar por esse meio digital por uma questão de segurança. É comum ouvirmos falar que determinado sistema foi hackeado ou coisa do gênero.

Entretanto, hoje há diversas ferramentas de segurança que garantem a total proteção de arquivos e informações, sejam elas confidenciais ou não. Ao optar por uma boa ferramenta de armazenamento, não há chances do vazamento de dados.

Outra coisa importante a ser pontuada é que todos os documentos digitalizados podem ser armazenados no que é chamado de nuvem. Ou seja, mesmo se houver algum problema no computador de armazenamento nenhum dos dados é perdido.

De fato, não há com o que se preocupar em relação à segurança dos dados ao serem digitalizados. Além do mais, o sistema do computador permite restringir o acesso de determinadas pessoas, tornando a confidencialidade ainda maior.

Conheça o Grupo Gerenciar

Apesar de ser possível ter um alto padrão de segurança e sigilo de informações, é fundamental que toda a digitalização seja feita por uma empresa especializada e qualificada para que, de fato, o sistema seja seguro.

Quando falamos de um volume tão alto de documentos, como é o caso de uma instituição de ensino, fica inviável tornar todas as informações digitalizadas sem a ajuda de profissionais.

O Grupo Gerenciar, por exemplo, é uma empresa que presta diversos serviços e, dentre eles, a digitalização acervo acadêmico. Sua política de segurança é altíssima e todos os documentos são armazenados de forma sigilosa.