Entenda Como Reduzir Os Custos Com GED

Para as empresas que desejam se destacar no mercado, saber como reduzir os custos com GED é o diferencial que todas elas procuram. Afinal, o que importa, no final das contas, é o lucro de uma empresa e cortar gastos é fundamental.

Infelizmente, é muito comum que empresas vejam os investimentos em tecnologia como um gasto, entretanto, essas tecnologias geram um retorno muito maior do que o valor real de sua implementação.

Ferramentas tecnológicas proporcionam mais economia e, também, trazem à companhia maior estruturação, automatização e fluxo de trabalho. Quem deseja se destacar perante os seus concorrentes deve investir em tecnologia, não há outro meio.

Sobre isso, há as ferramentas de gestão documental. Gerir documentos é um passo básico dentro de uma companhia e apostar na automatização desse processo faz toda a diferença em absolutamente todos os setores.

Reduzir os custos com GED: o que é o GED

Antes de saber como reduzir os custos com GED é importante entender do que esse programa é capaz. Primeiramente, GED quer dizer Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Apenas pelo nome já é possível entender do que se trata e como ele pode ajudar a sua empresa. A implementação do GED é feita em etapas, as quais seguem:

• Digitalização de documentos

O primeiro passo é digitalizar todos os documentos. Isso vem se tornando uma tendência na maioria das companhias e, hoje, empresas e órgãos aceitam documentos digitais como originais.

Para ter um acervo completo é essencial que os documentos físicos sejam digitalizados. Isso é ótimo, pois garante a integridade e preservação de todos os dados e informações (visto que documentos físicos podem se perder ou danificar).

• Armazenamento

Depois de digitalizar todos os documentos é preciso armazená-los em algum lugar. Colocar tudo na memória de um computador não é recomendado, pois a máquina pode ser roubada ou até mesmo deletar todos os arquivos por conta de problemas.

O ideal é armazenar dados e informações em redes e plataformas específicas com armazenamento em nuvem. Ou seja, mesmo que houver qualquer problema é possível recuperar todos os documentos.

Além disso, isso possibilita que qualquer computador, celular ou tablet tenha acesso ao servidor concomitantemente.

Mas, lembrando, o intuito do GED é gerir esses documentos, então todos devem ser armazenados de forma inteligente e estruturada, fazendo do acesso algo simples, rápido e altamente intuitivo.

Como, efetivamente, reduzir os custos com GED

E como tudo isso ajuda a reduzir os custos com GED? Há a economia direta e economia indireta:

• Economia de espaço com acervo físico
• Uma empresa com altíssima gestão documental pode cortar determinados empregados
• Aumenta a produtividade, então os gastos por tempo (ou por produto produzido) também cai
• Menos gasto com papel e impressão
• Aumento de agilidade e, assim, economia de tempo em todas as ações

Reduzir os custos com GED está mais relacionado com a economia de tempo e o que isso proporciona na conta final da empresa. A máxima “tempo é dinheiro” é uma verdade.

Conheça o Grupo Gerenciar

O Grupo Gerenciar é uma empresa que trabalha com serviços de gestão documental e atua há anos no mercado. Ela consegue reduzir os custos com GED e potencializar a automação com outras ferramentas.

Quem deseja se destacar no mercado, independente de qual seja, não pode deixar de investir em gestão documental para subsidiar o andamento fluido de todas as outras tarefas.

Para saber mais sobre como reduzir os custos com GED e como o Grupo Gerenciar pode revolucionar a organização de base da sua empresa acesse o site e entre em contato.